La gestión de inventarios y almacenes es la práctica de manejar y controlar los activos fijos de una empresa. Y es que estos son muy importantes para las operaciones diarias de una empresa y para alcanzar objetivos a largo plazo. Por eso, es bueno contar con una solución fiable que garantice que todo esté en orden.
¿Sabías que se puede llevar a cabo esta gestión utilizando herramientas digitalizadas como un software? ¡Así es! Si quieres saber más sobre el control de activos fijos, a continuación te explicaremos de qué se trata y algunas ventajas de emplear un software.
¿Qué es la gestión de activos fijos?
Esta gestión es el proceso de seguimiento y mantenimiento de los bienes físicos y equipos de una organización. Los diferentes tipos pueden incluir vehículos, ordenadores, mobiliario y maquinaria. Y con un sistema de gestión, las organizaciones podrán:
- Rastrear y supervisar los bienes.
- Supervisar equipos y maquinaria en múltiples ubicaciones.
- Reducir los costes de mantenimiento.
- Mejorar la eficiencia operativa.
- Mantener un registro de los más retirados, vendidos o perdidos.
En la actualidad, este tipo de gestión permite a las organizaciones supervisar los equipos y vehículos, evaluar su estado y mantenerlos en buen funcionamiento. De este modo, minimizan las pérdidas de inventario, las averías de los equipos y los tiempos de inactividad, y mejoran el valor de vida útil de los activos.
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Gestión de activos con software
Gestionar diferentes ubicaciones, condiciones, bienes y requisitos de mantenimiento puede resultar complicado. Y si te preguntas ¿cómo emplear un buen control de activos fijos? En ese caso, una solución automatizada podría ayudar a tu organización a implantar rápidamente un sistema eficaz que facilite todo el proceso.
Estamos hablando de Inventarios 3Check de Effio, un software que ofrece a las empresas una serie de características funcionales, lo que lo convierte en una herramienta cada vez más popular para que puedas sacar el máximo partido de todos los que posees.
Y si tu empresa busca utilizar programas informáticos para mejorar su productividad y sacar el máximo partido, sin duda el sistema de control de Effio antes mencionado, te proporcionará un conjunto completo de capacidades.
A continuación, veremos algunas ventajas de incorporar un software de gestión de activos fijos a tu empresa.
1. Vigilancia estricta
Los empleados suelen usar los activos de la oficina para realizar tareas fuera de ella. Y muchas veces, estos productos pueden perderse o ser robados si la última persona que los utiliza no registra correctamente las salidas. Entonces, ¿cómo vigilarlos de cerca?
Con el software, podrás registrar de manera fácil los detalles de entrada y salida en un solo lugar. Y llevar un registro de los números de identificación y las identificaciones del personal para que puedas averiguar quién es el culpable de la pérdida de material.
2. Control de la depreciación de los activos
El seguimiento de la depreciación de todos tus activos fijos es uno de los componentes más importantes del control en tu empresa, lo que te permitirá hacer un seguimiento de la degradación de tus bienes y te avisará cuando es necesario realizar tareas de mantenimiento.
3. Reducción del tiempo de inactividad
La mayoría de las soluciones de software sobre activos fijos permiten programar el mantenimiento de los equipos a futuro desde el momento de su adquisición. Esta función es muy beneficiosa para aquellos elementos cuyo valor financiero debe modificarse periódicamente en función de su utilidad.
No olvides que las sesiones de mantenimiento regulares también ayudan a mantener tu empresa en funcionamiento, reduciendo el tiempo de inactividad de los equipos.
4. Control de la disponibilidad de bienes
Los bienes de la empresa costosos suelen escasear. A veces, sin saberlo, los empleados pueden reservar dos veces determinados artículos. Y para evitarlo, puedes comprobar el estado actual de estos en un calendario del panel de control del software. ¡Sin duda, ahorrarás tiempo y evitarás problemas de última hora!
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5. Cumplimiento de las auditoría
La auditoría de activos es una parte importante de las operaciones de cualquier empresa. Se hace por dos razones principales. En primer lugar, te ayuda a cumplir las normas contables y empresariales federales. Y en segundo lugar, te permite revisar de nuevo tus registros financieros y buscar actividades sospechosas o irregularidades.
¿Sabías que los módulos de auditoría también están disponibles en el software de bienes fijos? Entonces, solo debes pedir a los responsables que confirmen cuáles están a su cargo o que escaneen sus etiquetas. Esto te servirá como confirmación de que los tienen y los están utilizando de manera correcta.
Como ves, los activos fijos representan una parte significativa de las inversiones de capital de una empresa. Por ese motivo, debes supervisar regularmente su uso. En este caso, el software de gestión del inmovilizado te mantendrá al corriente de la adquisición, el mantenimiento y la disposición de los bienes de tu empresa.
Hasta aquí, hemos visto todo lo que debes saber de la gestión de activos con software. No olvides que las innumerables funciones y ventajas de este sistema te permitirá conocer el rendimiento de tu empresa y te ayudará a crecer en la dirección correcta. Y tú ¿ya empleaste un software de gestión para tu organización?
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