Una organización está equipada con muchos artículos e inventarios de activos fijos que son esenciales para el funcionamiento diario. Si un activo esencial no se encuentra o deja de funcionar repentinamente, esto afecta también a otras operaciones de la empresa. Por ello, es importante llevar un control de inventario de activos fijos, ya que este tipo de escenarios es común cuando se realiza manualmente.
Entonces, ¿cuál es la solución? La respuesta es simple: es el software de control de activos. Este simplifica el trabajo diario y da estabilidad al trabajo. En este artículo, conoceremos las características de este software que pueden ser útiles para las empresas. ¡Sigue leyendo!
¿Qué es el software de control de activos fijos?
El software de activos fijos es útil para todas las organizaciones que cuentan con artículos costosos. No solo ayuda a realizar un seguimiento de los mismos, sino que también supervisa la salud y el mantenimiento de cada uno de estos. Además, puede programar el mantenimiento de una forma más fácil para cada activo.
Este software garantiza que cada uno de los artículos de tu empresa reciba el mantenimiento a tiempo para que no se produzcan fallos repentinos en los activos. Como resultado, el tiempo de inactividad disminuye y el tiempo de actividad aumenta.
Características del software de control de activos fijos
Puede que no se te ocurra hacer un inventario de tus activos fijos cada año, pero es la mejor forma de desarrollar un conocimiento sólido de lo que posee tu empresa y de cómo se reflejan los artículos en el balance.
Afortunadamente, la tecnología puede ayudar a cumplir este trabajo de una forma más eficiente y rápida. A continuación, te presentamos las principales características del software de control de activos fijos:
1. Alertas y notificaciones
Una de las características más eficientes y más eficaces son las alertas y notificaciones, ya que es útil para todos en la organización. Por ejemplo, cada vez que se plantee una nueva solicitud de compra o se produzca cualquier actualización en los activos, se enviará una alerta a todos los empleados de la organización.
Del mismo modo, cada vez que un activo sale de las instalaciones o si el inventario es bajo, se notifica a la persona responsable de esta tarea. Así, todos los encargados de la organización podrán estar comunicados respecto a los activos de la empresa.
2. Seguimiento de activos
El seguimiento de activos es la necesidad de todas las empresas porque todas cuentan con artículos costosos y valiosos que deben mantenerse seguros. Además, cada uno de estos tiene un trabajo importante que cumplir, por lo que si ese activo no está disponible o se extravía, entonces las operaciones se retrasan y la empresa puede sufrir costosas pérdidas.
3. Lista de comprobación
Por cada mantenimiento, se puede crear una lista de comprobación que puede ser extremadamente útil para las empresas. De este modo, sabrás cuáles son las actividades de mantenimiento que deben realizarse en cada activo. Esto te ahorrará tiempo, ya que no tendrás que buscar los problemas. Además, no olvidarás ninguna actividad de mantenimiento.
4. Reordenamiento
Cuando se tiene una gran cantidad de artículos en el almacén, es difícil hacer un seguimiento de cada inventario. En ese momento pueden producirse problemas de stock como la falta de existencias. Esto puede llevar a la pérdida del negocio, ya que los clientes no podrán conseguir los productos y el ratio de beneficio se reducirá.
Sin embargo, con este software se puede establecer un nivel de reordenamiento, por lo que cada vez que el inventario esté por debajo del nivel definido, se alertará a la persona responsable y se iniciará con el proceso de reposición del inventario.
5. Registro de entrada y salida
El registro de entrada y salida es una de las funciones más importantes del software de gestión de activos fijos, ya que proporciona la ubicación exacta del activo, a quién se le asigna y cuándo se devolverá. Por tanto, hace que los empleados se responsabilicen de la devolución de los activos después de su empleo y disminuye los robos, así como los extravíos de artículos.
6. Informes y análisis
Para hacer crecer una empresa, los informes y la analítica desempeñan un papel crucial. Los informes tienen toda la información sobre los activos, cómo están funcionando y cuál de estos está consumiendo más mantenimiento. Asimismo, los informes son útiles para saber si tienes suficientes activos o no.
No cabe duda de que las funciones del software para inventarios de activos fijos te harán más productivo. Recuerda que este sistema tiene varios indicadores clave que te ayudan a entender el rendimiento de los activos. ¡Esperamos que esta información te haya parecido interesante!
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