Categoría: Inventarios y activos fijos

Sabemos que los activos entran y salen de las instalaciones de la organización y es ahí donde aumenta la posibilidad de pérdida de algunos de ellos. Entonces, para mantener registros precisos, es necesario contar con un sistema de control de activos fijos, para que tu negocio no se vea gravemente afectado.

En ese sentido, a continuación, te enseñaremos todo lo que debes saber de los registros de activos fijos, por qué es importante mantener datos precisos y cómo puede afectar a tu empresa. ¡Empecemos!

¿Qué es el registro de activos?

Un registro de activos se utiliza para mantener una lista de todos los activos que pertenecen a la organización. Asimismo, se emplea en contabilidad con fines de amortización. En ella se incluyen detalles como:

• De qué activo se trata
• Dónde se encuentra 
• Coste de compra
• Cuándo se compró el activo
• Vida útil prevista 
• El valor depreciado de un activo
• Datos de mantenimiento
• Valor esperado al final de su vida útil

La motivación de mantener un registro es controlar el valor contable de los activos y el deterioro que sufren a lo largo de un periodo determinado. Y no solo eso, sino que además, es considerado un método valioso para identificar eficazmente los artículos dentro de la empresa mediante la asignación de un número de identificación único.

Por otro parte, la finalidad de un registro de activos es mejorar la forma en que una empresa gestiona y mantiene sus activos mostrándolos en un sistema accesible. Para ello, te recomendamos siempre incluir toda la información pertinente relativa a cada activo, como su identificación, ubicación, fecha de compra, etc.

Te puede interesar: ¿Cómo emplear un buen control de activos fijos?

Impacto de llevar un registro de activos preciso en la empresa

Mantener registros precisos de los activos fijos es de vital importancia para cualquier organización. En primer lugar, estos registros permiten a la empresa conocer el estado y la ubicación de sus activos en todo momento.

Esto facilita la planificación y la toma de decisiones estratégicas, ya que la empresa puede identificar fácilmente los activos disponibles, su valor y su estado de conservación. También, ayuda a evitar la pérdida o el robo, por lo que puedes implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger los activos fijos.

En segundo lugar, son esenciales para el cumplimiento de las normas contables y fiscales. La información precisa y actualizada permite a la empresa presentar informes financieros exactos y completos, cumpliendo así con los requisitos legales y regulatorios. 

Por último, son valiosos en situaciones de fusiones, adquisiciones o liquidaciones. Como estos registros proporcionan una visión clara de los activos que posee la empresa y su valor, facilitará en el proceso de evaluación y negociación en caso de una transacción. 

Buenas prácticas para crear un registro de activos

1. Eliminar la hoja de cálculo

Lo primero que tienes que hacer es eliminar el uso del método de hoja de cálculo y también el método de lápiz y papel. Hoy en día, en un mundo tan competitivo, estos métodos no se ajustan al seguimiento de los activos, sobre todo, cuando la empresa está creciendo. 

Por otra parte, tiene posibilidades de errores humanos debido a un registro inadecuado. Sin embargo, cabe mencionar que la hoja de cálculo puede utilizarse para muchas cosas, pero la gestión de activos no es una de ellas.

2. Utilizar software de seguimiento de activos

Cuando emplees un software de gestión de activos, verás automáticamente la diferencia porque su implementación usa códigos de barras o RFID para realizar un seguimiento de los activos. De esta forma, la información se actualizará de manera constante y se minimizarán las posibilidades de que se produzcan errores humanos.

Esta opción se la sugerimos a la mayoría de las empresas, puesto que la utilización de un registro automatizado de activos garantiza que sea siempre excepcional y que se pueda confiar en la precisión de los datos que contiene. 

Te puede interesar: 4 ventajas de un sistema de inventario permanente

3. Elaborar una lista de los activos para un seguimiento

Puede que estés pensando que no hay razón para hacer un seguimiento de los activos. Pero, déjanos decirte que es necesario hacerlo; de lo contrario, podrían ser robados o extraviados y nadie se daría cuenta. Más aún, cuando este tipo de irregularidades perjudican a la empresa.

Recuerda que todos los activos son necesarios en el momento de la auditoría, ya que se verifican físicamente, por lo que todos estos datos y números recopilados resultarían útiles en ese momento.

Hasta aquí, hemos visto la importancia de un registro de control de activos fijos. No olvides que la implementación de un sistema de registro de activos es una inversión imprescindible para asegurar la salud financiera y el buen funcionamiento de una organización. ¡Esperamos que este artículo te haya sido útil!

¿Estás buscando una empresa de confianza para contabilizar tus activos fijos? En Effio contamos con más de 15 años de experiencia solucionando todas las necesidades de inventario de nuestros clientes. ¿Tienes más dudas? ¡Contáctenos para más información!

El inventario físico de activos fijos es una práctica esencial para cualquier organización que desee mantener un control preciso y actualizado de sus bienes. Este proceso consiste en realizar una verificación detallada de los activos tangibles de una empresa, como equipos, maquinarias y otros recursos que tienen un valor significativo y una vida útil prolongada. 

Gracias a él las organizaciones pueden identificar y corregir discrepancias, mejorar la eficiencia operativa y garantizar una gestión financiera sólida. A continuación, explicaremos los procedimientos de activos fijos clave para llevar a cabo un buen inventario físico y te mostraremos por qué es importante para tu empresa.

¿Por qué es importante el inventario físico de activos fijos?

La verificación física de los activos fijos es un proceso crucial que ayuda a las organizaciones a hacer un seguimiento de sus activos y mantener su exactitud. Consiste en comprobar y verificar físicamente la existencia, la ubicación y el estado de los activos fijos propiedad de una organización. 

Asimismo, el inventario físico puede ayudarte a detectar errores en los registros de activos, identificar los que faltan o se han perdido y actualizar los registros para reflejar las condiciones actuales.

Por otro lado, este inventario físico de activos fijos también es una parte esencial de la gestión del mismo y debe realizarse a intervalos regulares, por lo que el seguimiento y la verificación de los activos tiene muchas ventajas, como:

• Control del movimiento de activos entre ubicaciones.
• Ahorro de tiempo y dinero en la duplicación de activos entre departamentos.
• Control razonable sobre el robo de activos.

¿Cuál es el proceso de inventario físico de activos fijos?

1. Planificación y preparación

El primer paso en el proceso de inventario físico es realizar una planificación detallada. Esto implica determinar el alcance del inventario, definir los equipos y recursos necesarios, establecer un cronograma y asignar responsabilidades a los miembros del equipo encargados.

Te puede interesar: ¿Cómo emplear un buen control de activos fijos?

2. Recopilación de información

Antes de comenzar el inventario físico, debes recopilar toda la información relevante sobre los activos fijos de la organización. Esto puede incluir registros de adquisiciones, documentos legales, contratos de arrendamiento, facturas y cualquier otra información pertinente. 

No olvides que la recopilación de estos datos te ayudará a tener una visión clara de los activos existentes y facilitará la identificación de discrepancias durante el proceso de inventario.

3. Etiquetado de activos fijos

Para llevar a cabo un inventario efectivo, es crucial etiquetar adecuadamente todos los activos fijos. Cada uno de ellos debe contar con una etiqueta única que identifique de manera clara y precisa el número de inventario y otros detalles relevantes, como la ubicación física del activo. 

4. Registro y documentación

Durante el proceso de inventario, es fundamental llevar un registro detallado de cada activo contabilizado. Esto implica documentar el número de inventario, la descripción del activo, su ubicación física, el estado de conservación y el valor.

Además, se pueden tomar fotografías de los activos para contar con una referencia visual. Ten en cuenta que una documentación adecuada respalda la precisión del inventario y proporcionará información valiosa para futuras auditorías y evaluaciones.

5. Verificación 

¿Sabías que después de completar el inventario físico, es hora de llevar a cabo una verificación y reconciliación exhaustivas de los datos recopilados con los registros existentes? Esta etapa implica comparar los resultados del inventario con la información registrada en los sistemas contables y de control de activos. 

6. Actualización de registros

Una vez que hayas completado la verificación, deberás actualizar los registros de activos fijos de tu organización. No olvides que mantenerlos al día te garantizará una mayor precisión de información, lo que facilitará la toma de decisiones futuras.

Te puede interesar: 4 ejemplos de inventario de activos fijos

7. Análisis y reporte

Después de finalizar el inventario físico y actualizar los registros, te recomendamos realizar un análisis detallado de los datos recopilados. Esto puede incluir la evaluación del estado de conservación de los activos, las disposiciones de activos y la determinación de posibles necesidades de mantenimiento o reemplazo.

Este análisis proporciona una visión global de los activos fijos de tu organización y puede servir como base para la toma de decisiones estratégicas. Además, debes generar un informe completo, que incluya los detalles del proceso, las discrepancias encontradas, las acciones correctivas realizadas y cualquier otra observación relevante.

En conclusión, el inventario físico de activos fijos es un proceso esencial para las organizaciones de todos los tamaños, ayudándote a mantener registros precisos de los activos fijos y reduciendo el riesgo de fraude o robo.

Hasta aquí, hemos visto la importancia del inventario físico en activos fijos. Esperamos que este artículo te haya brindado la información necesaria. Recuerda que las organizaciones que realizan este tipo de inventario pueden tomar decisiones informadas sobre sus activos y planificar mejor sus planes para el futuro.

¿Estás buscando una empresa de confianza para contabilizar tus activos fijos? En Effio contamos con más de 15 años de experiencia solucionando todas las necesidades de inventario de nuestros clientes. ¿Tienes más dudas? ¡Contáctenos para más información!

Para las empresas que dependen en gran medida de su control de inventario de activos fijos para generar ingresos, los protocolos de etiquetado de activos son esenciales. Esto permite al personal hacer un seguimiento de los artículos físicos y los equipos mediante el uso de etiquetas como códigos de barras, etiquetas RFID y rastreadores GPS. 

Asimismo, al emplear tecnología de seguimiento, las empresas pueden reducir la probabilidad de que se pierdan activos y mejorar el control del mantenimiento y la fiabilidad. A continuación, te explicaremos los detalles del etiquetado de activos y cómo desarrollar un sistema eficaz de técnicas de etiquetado.

¿Qué es el etiquetado de activos?

El etiquetado de activos es el proceso de colocar etiquetas de identificación. Esta técnica se utiliza tanto para activos fijos como para móviles con el fin de proporcionar una forma de identificación individual a lo largo de su vida útil.

Por ejemplo, los que suelen llevar impresos códigos de barras, se escanean con un lector de códigos de barras portátil o un smartphone equipado con una aplicación de escaneado, lo que permite a los usuarios obtener y documentar datos sobre la ubicación de un activo, su historial de mantenimiento u otros detalles.

El etiquetado de activos se usa habitualmente para la gestión de inventarios, el trabajo en curso (Work In Process o WIP, por sus siglas en inglés), y para gestionar los procesos de mantenimiento y reparación con soluciones de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO). 

De este modo, el etiquetado de activos se utiliza en muchos sectores, desde la sanidad a la educación, pasando por el almacenamiento, la defensa, los servicios públicos y la fabricación.

¿Cuáles son las ventajas del etiquetado y marcado de activos?

¿Sabías que el etiquetado de activos tiene muchas ventajas?, como por ejemplo:

• Es más fácil hacer un seguimiento de las acciones de uso, reparación y mantenimiento.
• Ahorra tiempo en la búsqueda de datos e historial de los equipos.
• Simplifica la recopilación de datos precisos, para determinar su fase de vida útil y evaluar el estado y la criticidad.
• Datos fiables que ayudan a tomar decisiones precisas y mejor informadas.
• Forma parte de una estrategia de mantenimiento integrada, promoviendo acciones de mantenimiento preventivo oportunas.
• Ayuda a evitar robos, ya que los equipos están identificados y algunas tecnologías funcionan a distancia.

Te puede interesar: Conoce 2 tipos de control de inventarios y optimiza tu negocio

5 pasos para un sistema eficaz de etiquetado de activos

A continuación, veamos los pasos esenciales para que sepas cómo desarrollar un sistema de etiquetado de activos. 

1. Identifica el tipo y la categoría de los activos

Si ya dispones de un sistema de seguimiento de activos en tu empresa, es probable que ya tengas un sistema de clasificación, o esquema, para los activos que incluya categorías y tipos de activos. 

Pero, si estás implantando un sistema por primera vez, la creación de este sistema de categorización es un paso esencial para garantizar una categorización coherente a lo largo del tiempo. Y los activos pueden agruparse por departamento, coste, uso o cualquier otra variable.

Además, debes elegir un método de categorización que se alinee con el proceso de categorización con fines contables. Aunque tu sistema contable incluya activos tangibles e intangibles y tu proceso de etiquetado se refiere solo a los activos tangibles, asegúrate de que esta coincida con tu metodología contable para simplificar la elaboración de informes.

Estos son algunos ejemplos de categorías de activos físicos:

• Mobiliario
• Equipos informáticos (ordenadores, portátiles)
• Equipos audiovisuales
• Equipos técnicos (fuentes de alimentación, unidades de aire acondicionado)

2. Asigna un número único de identificación 

Esta identificación única distingue los activos individuales de otros de la misma categoría y tipo, lo que facilita la gestión de procesos como el reordenamiento, el mantenimiento y la contabilidad.

Los números de identificación únicos pueden contener códigos que indiquen el tipo de activo o el departamento propietario. Este método facilita la determinación de información importante sobre un activo con solo mirar la etiqueta, mientras que para obtener información más detallada basta con escanear el código de barras.

3. Determina el tipo de etiqueta de activos 

Existe una gran variedad de etiquetas diseñadas para adaptarse a aplicaciones específicas, como las etiquetas duraderas para activos que pueden estar expuestos a condiciones adversas o las etiquetas de seguridad para activos de alto valor que pueden ser objeto de robo, transferencia no autorizada o manipulación. 

A continuación, veamos algunos ejemplos:

• Etiqueta manual de papel: son la opción más barata, pero también la menos duradera. Es una tarea manual, imprecisa y no verificada.
• Código de barras simple: una opción sencilla y rápida, pero que requiere una base de datos independiente, lo que dificulta el acceso a la información.
• Código de barras RFID: estos códigos están vinculados a una señal de radio, lo que hace que funcionen como un “chip”, y pueden integrarse con la tecnología GPS. Además, pueden leerse a mayor distancia, por lo que son ideales para los activos menos accesibles. Sin embargo, requieren invertir en lectores de códigos de barras.
• Código QR: Este puede leerse con un smartphone, por lo que debe ser totalmente visible. Sin embargo, puede ser una desventaja con determinados bienes.

Las etiquetas permanentes para equipos son ideales para automatizar la recogida de datos durante toda la vida útil de un activo. Por ende, ten en cuenta la categoría y el tipo del bien, así como las condiciones ambientales a las que estará expuesto. Y para ello, te recomendamos hacerte estas preguntas:

• ¿Se limpiará el bien con soluciones de limpieza agresivas?
• ¿Estará expuesto a productos químicos o disolventes?
• ¿Estará expuesto a condiciones climáticas exteriores?

Recuerda que todos estos factores deben sopesar a la hora de determinar la mejor etiqueta para cada bien.

Te puede interesar: ¿Cómo emplear un buen control de los activos fijos?

4. Coloca la etiqueta de activo fijo en el artículo

¿Sabías que los métodos de fijación varían en función del tipo de bien y del tipo de etiqueta? Algunas utilizan adhesivos sensibles a la presión, otras tienen fijaciones mecánicas u otras ofrecen ambos métodos de fijación.

En ese sentido, si tienes la opción de utilizar fijaciones adhesivas o mecánicas, te recomendamos elegir el método más apropiado para el bien o el método requerido por la política de la empresa.

5. Implanta procesos de verificación de datos

El último paso del etiquetado de activos es implantar procesos internos para etiquetar futuros equipos. Este paso es crucial para garantizar una “cadena de custodia precisa y verificable”, que puede ayudar a mitigar las filtraciones de datos y también a mantener el cumplimiento de la normativa.

Asimismo, te recomendamos tomar en cuenta estas medidas:

• Determinar quién hará las nuevas etiquetas, si es necesario.
• Formar a tu equipo para que no traslade activos sin antes registrarlos.
• Evitar cambios no autorizados e integrar los identificadores en todos los programas informáticos de tu organización.

Como ves, implantar un sistema de etiquetado de activos y un flujo de procesos coherentes garantizará que todos los activos que recibe tu empresa se clasificarán y rastrearán de forma coherente, lo que facilitará su localización, la aplicación de programas de mantenimiento periódicos y registros precisos con fines de auditoría y contabilidad.

Hasta aquí, hemos visto cómo desarrollar un sistema eficaz de etiquetado de activos. Esperamos que este artículo te haya brindado la información necesaria y empieces a buscar qué etiquetas de seguridad son convenientes para tu empresa.

¿Estás buscando una empresa de confianza para contabilizar tus activos fijos? En Effio contamos con más de 15 años de experiencia solucionando todas las necesidades de inventario de nuestros clientes. ¿Tienes más dudas? ¡Contáctenos para más información!