¿Sabías que el control de inventarios y almacenes debe ser una prioridad para cualquiera que se dedique a la distribución minorista o mayorista? Fundamentalmente, implica saber lo que tienes en las estanterías y en el almacén, cuándo va a entrar nuevo inventario y cuándo es probable que el inventario actual salga a través de las ventas.
Asimismo, controlar las existencias puede ayudar a reducir los costes de almacenamiento, acelerar el cumplimiento de los pedidos y evitar el fraude. A continuación, veamos qué tan considerable es el control interno de los inventarios.
Importancia de la planificación y el control de inventarios
Como sabemos, la planificación de inventarios ayuda a las empresas a comprar la cantidad adecuada de existencias y a decidir con qué frecuencia deben reabastecerse. Asimismo, ayuda a reducir los costes de mantenimiento de los artículos en stock y a garantizar que haya existencias suficientes para fabricar y vender artículos.
De este modo, se puede considerar que la planificación de inventarios es una parte esencial de la gestión de la cadena de suministro. A continuación, veremos otras consideraciones de la importancia de este control.
1. Controla los costes de inventario
Toda empresa quiere tener existencias en las estanterías en el momento exacto en que los clientes quieren comprarlas. Y mantener el equilibrio adecuado es una razón obvia para controlar los niveles de inventario. Pero, también es importante evitar el exceso de estas, ya que ocuparán espacio en el almacén y pueden aumentar los costes de almacenamiento.
Por otro lado, si mantienes un exceso de productos y/o no controlas las fechas de caducidad, existe el riesgo de que estos se queden obsoletos o se estropeen antes de que puedas venderlos.
Y es que un exceso de inventario puede provocar pérdidas de beneficios y cuando un producto se agota, por ejemplo, puede que no tengas más remedio que deshacerte de él o hacer una venta rápida que reduzca sus márgenes de beneficio. De este modo, es fundamental saber qué necesitan los clientes y cuándo.
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2. Agiliza el cumplimiento de los pedidos
¿Quieres ofrecer un mejor servicio al cliente? Pues, un buen control de inventarios te ayudará a lograrlo. Es más, si experimentas constantemente problemas de inventario como frecuentes pedidos pendientes, es de esperar que tus clientes recurran a otros proveedores para satisfacer sus necesidades.
Pero, ¡ya no más! Si ejecutas un buen control interno podrás saber en tiempo real qué se vende y qué no, de modo que puedas gestionar las cantidades en el almacén en función de los plazos de entrega y las demandas de los clientes.
Muchas empresas utilizan un método de control de existencias denominado existencias mínimas, que garantiza que se pidan nuevas existencias cuando alcanzan un nivel mínimo predeterminado.
Y es que si tus ventas son predecibles puedes emplear un sistema de control de cantidades fijas para que los pedidos fluyan sin problemas dentro y fuera de la empresa.
3. Establece un seguimiento
Las empresas que tienen un buen control interno de las existencias suelen desarrollar un sistema que rastrea el estado de los pedidos, registra el movimiento y la ubicación de los artículos y supervisa las distintas fases de producción, cumplimiento de los pedidos y envío, lo que permite ver cuál es el recuento de existencias de un artículo en cualquier momento.
Además, etiquetar todos los artículos del inventario de esta manera es una parte esencial de los informes financieros. Un buen sistema te dirá exactamente cuánto inventario hay a mano en un día concreto para que el balance de fin de año refleje las cantidades correctas.
En ese sentido, cumplirás con las normas contables, los controles internos sobre las existencias y todo ello te ayudará a mejorar la eficiencia operativa, la puntualidad y precisión de los informes financieros.
Por otro lado, si se detectan irregularidades, como diferencias entre la cantidad de existencias que el sistema de control cree tener y el recuento físico, es posible que se trate de un fraude, un robo u otros errores. Por tanto, conviene investigar estos problemas de manera rápida antes de que se desajusten los sistemas de contabilidad.
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Consideraciones finales
Hay muchas formas de controlar el inventario, pero hoy en día la mayoría de las empresas confían en algún tipo de sistema informático. Estos ofrecen una forma asequible de cubrir todas las bases y, por lo general, permiten hacer un seguimiento, establecer puntos de pedido automáticos, transferir artículos entre distintas ubicaciones, entre otras.
Muchos utilizan el escaneado de códigos de barras o la identificación por radiofrecuencia a través del smartphone para agilizar las operaciones de picking y embalaje. Sin embargo, el control de existencias no tiene por qué ser complejo.
Por tanto, muchas organizaciones con un pequeño inventario de artículos podrían gestionar sus existencias con una simple hoja de cálculo, siempre que el personal deduzca lo que vende y envía y concilie la hoja de cálculo con el libro mayor.
Hasta aquí, hemos visto la importancia del control interno de inventarios. Recuerda que ya sea que emplees un sistema de códigos o de manera manual, una gestión como esta te permitirá controlar la actividad individual, verificando la cantidad y la disponibilidad de tus existencias. ¡Esperamos que este artículo te sea útil!
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