La gestión de almacenes e inventarios es clave para el éxito de un negocio, ya que ayuda a controlar las existencias mediante el seguimiento de las órdenes de compra de los productos, plazos de entrega y el seguimiento de los envíos. Además, puede ayudarte a evitar situaciones de exceso y falta de existencias de tus productos.
Sin duda, desempeñará un papel fundamental en el futuro de tu empresa. Pero, ¿qué es la gestión de inventarios? A continuación, destacaremos su importancia, las ventajas y el proceso que siguen las empresas.
Definición de la gestión de inventarios
La gestión de inventarios ayuda a las empresas a identificar qué existencias deben pedir y en qué momento. Realiza un seguimiento del inventario desde la compra hasta la venta de la mercancía.
Esta práctica identifica las tendencias y responde a ellas para garantizar que siempre haya existencias suficientes para satisfacer los pedidos de los clientes y advertir adecuadamente de una escasez.
Una vez vendido, el inventario se convierte en ingresos. Antes de venderse, el inventario (aunque figure como activo en el balance) inmoviliza efectivo. Por tanto, un exceso de existencias cuesta dinero y reduce el flujo de caja.
Una medida de la buena gestión de las existencias es la rotación. Esta medida contable refleja la frecuencia con la que se venden las existencias en un período. Y como una empresa no quiere tener más existencias que ventas, una escasa rotación de existencias puede dar lugar a existencias muertas o no vendidas.
Y ¿por qué es importante la gestión de inventarios? Este seguimiento es vital para la salud de una empresa porque ayuda a garantizar que rara vez haya demasiadas o muy pocas existencias a mano, limitando el riesgo de roturas de stock y registros inexactos.
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Ventajas de la gestión de existencias
Los dos principales beneficios de la gestión de inventarios son que garantiza que pueda cumplir con los pedidos entrantes o pendientes y aumenta los beneficios. Otras ventajas también son:
1. Ahorro de dinero
Conocer las tendencias de las existencias te permite saber qué cantidad y dónde dispones de stock para poder utilizarlas. Esto también significa que puedes mantener menos existencias en cada ubicación (tienda, almacén), y utilizarlas desde cualquier lugar para satisfacer los pedidos.
Todo ello reduciría los costes asociados al inventario y disminuiría la cantidad de existencias que no se venden antes de que queden obsoletas.
2. Mejora en la toma de decisiones
La gestión adecuada de inventario permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre cuánto y cuándo ordenar, lo que les permite optimizar el flujo de efectivo y evitar excesos o faltas de inventario.
3. Mayor eficiencia
Mantener un inventario óptimo permite a las empresas atender a los clientes de manera oportuna y satisfacer la demanda sin retrasos. Asimismo, el seguimiento regular de los niveles de inventario y la eliminación de productos obsoletos también aumenta la eficiencia en el uso del espacio de almacenamiento.
4. Optimización de la cadena de suministro
¿Sabías que la gestión de inventario adecuada ayuda a optimizar la cadena de suministro, garantizando que los productos estén disponibles cuando se necesiten? ¡Así es! Y los proveedores y los fabricantes también pueden utilizar la información de inventario para programar entregas y producción de manera más eficiente.
5. Mejora la satisfacción del cliente
Gracias a una gestión adecuada de inventario, tu empresa podrá satisfacer la demanda del cliente de manera oportuna y evitar retrasos o falta de existencias. Además, podrás proporcionar información precisa sobre los niveles de inventario y la disponibilidad de productos, lo que aumenta la confianza del cliente y mejora la experiencia de compra.
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Proceso de gestión de inventarios
El proceso de gestión de inventarios se aplica tanto a consumidores B2C como B2B. A continuación, veamos el ciclo de vida en el proceso de gestión de inventario:
Compra
Las empresas realizan compras de existencias en función de la necesidad de los bienes. Sin embargo, al empezar, está bien que las empresas tengan objetivos de exceso de existencias en lugar de falta de ellas. Pero, pueden medir sus necesidades a medida que pasa el tiempo.
Almacenaje
Se trata de una fase en la que las empresas se aseguran de que todas las mercancías o existencias de sus registros están almacenadas y estén accesibles para sus clientes. Y debido a ello, las empresas pueden verse obligadas a asumir costes de almacenamiento para llevar a cabo las mejores prácticas.
Utilización
En este proceso, las empresas toman los artículos del inventario para todos los fines individuales, ya sea para la producción o el uso.
Seguimiento
Poder hacer un seguimiento de las mercancías ayuda a las empresas a controlar en qué fase se encuentra cada cosa. Si algo se está agotando, el proceso de seguimiento es la mejor manera de saber qué pedir.
Solicitud de pedidos
Con esta solicitud, las empresas pueden hacer órdenes de lo que se necesita automáticamente a través del sistema. Incluso, pueden controlar y saber lo que no se ha entregado de manera adecuada para volver a pedir las existencias a otro proveedor.
Previsión
Tras varios ciclos de vida del inventario, las empresas pueden ser capaces de predecir o presupuestar sus existencias. De este modo, se crea un buen entorno de trabajo al estimar la cantidad de stock que pueden necesitar en cada proceso.
En conclusión, la gestión adecuada de inventarios es esencial para el éxito de cualquier empresa, ya que te ayudará a reducir costos, mejorará la toma de decisiones, aumentará la eficiencia y la satisfacción del cliente.
Además, la optimización de la cadena de suministro se puede lograr mediante una gestión adecuada de inventario, lo que a su vez ayuda a garantizar la disponibilidad de productos cuando se necesitan.
Hasta aquí, hemos visto todo lo que debes saber de la gestión de inventarios. Recuerda que es importante que las empresas implementen un sistema de gestión de inventario adecuado y de manera regular lo monitoreen y ajusten según sea necesario para maximizar los beneficios.
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