Para las empresas que dependen en gran medida de su control de inventario de activos fijos para generar ingresos, los protocolos de etiquetado de activos son esenciales. Esto permite al personal hacer un seguimiento de los artículos físicos y los equipos mediante el uso de etiquetas como códigos de barras, etiquetas RFID y rastreadores GPS.
Asimismo, al emplear tecnología de seguimiento, las empresas pueden reducir la probabilidad de que se pierdan activos y mejorar el control del mantenimiento y la fiabilidad. A continuación, te explicaremos los detalles del etiquetado de activos y cómo desarrollar un sistema eficaz de técnicas de etiquetado.
¿Qué es el etiquetado de activos?
El etiquetado de activos es el proceso de colocar etiquetas de identificación. Esta técnica se utiliza tanto para activos fijos como para móviles con el fin de proporcionar una forma de identificación individual a lo largo de su vida útil.
Por ejemplo, los que suelen llevar impresos códigos de barras, se escanean con un lector de códigos de barras portátil o un smartphone equipado con una aplicación de escaneado, lo que permite a los usuarios obtener y documentar datos sobre la ubicación de un activo, su historial de mantenimiento u otros detalles.
El etiquetado de activos se usa habitualmente para la gestión de inventarios, el trabajo en curso (Work In Process o WIP, por sus siglas en inglés), y para gestionar los procesos de mantenimiento y reparación con soluciones de Gestión de Mantenimiento Asistido por Ordenador (GMAO).
De este modo, el etiquetado de activos se utiliza en muchos sectores, desde la sanidad a la educación, pasando por el almacenamiento, la defensa, los servicios públicos y la fabricación.
¿Cuáles son las ventajas del etiquetado y marcado de activos?
¿Sabías que el etiquetado de activos tiene muchas ventajas?, como por ejemplo:
- Es más fácil hacer un seguimiento de las acciones de uso, reparación y mantenimiento.
- Ahorra tiempo en la búsqueda de datos e historial de los equipos.
- Simplifica la recopilación de datos precisos, para determinar su fase de vida útil y evaluar el estado y la criticidad.
- Datos fiables que ayudan a tomar decisiones precisas y mejor informadas.
- Forma parte de una estrategia de mantenimiento integrada, promoviendo acciones de mantenimiento preventivo oportunas.
- Ayuda a evitar robos, ya que los equipos están identificados y algunas tecnologías funcionan a distancia.
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5 pasos para un sistema eficaz de etiquetado de activos
A continuación, veamos los pasos esenciales para que sepas cómo desarrollar un sistema de etiquetado de activos.
1. Identifica el tipo y la categoría de los activos
Si ya dispones de un sistema de seguimiento de activos en tu empresa, es probable que ya tengas un sistema de clasificación, o esquema, para los activos que incluya categorías y tipos de activos.
Pero, si estás implantando un sistema por primera vez, la creación de este sistema de categorización es un paso esencial para garantizar una categorización coherente a lo largo del tiempo. Y los activos pueden agruparse por departamento, coste, uso o cualquier otra variable.
Además, debes elegir un método de categorización que se alinee con el proceso de categorización con fines contables. Aunque tu sistema contable incluya activos tangibles e intangibles y tu proceso de etiquetado se refiere solo a los activos tangibles, asegúrate de que esta coincida con tu metodología contable para simplificar la elaboración de informes.
Estos son algunos ejemplos de categorías de activos físicos:
- Mobiliario
- Equipos informáticos (ordenadores, portátiles)
- Equipos audiovisuales
- Equipos técnicos (fuentes de alimentación, unidades de aire acondicionado)
2. Asigna un número único de identificación
Esta identificación única distingue los activos individuales de otros de la misma categoría y tipo, lo que facilita la gestión de procesos como el reordenamiento, el mantenimiento y la contabilidad.
Los números de identificación únicos pueden contener códigos que indiquen el tipo de activo o el departamento propietario. Este método facilita la determinación de información importante sobre un activo con solo mirar la etiqueta, mientras que para obtener información más detallada basta con escanear el código de barras.
3. Determina el tipo de etiqueta de activos
Existe una gran variedad de etiquetas diseñadas para adaptarse a aplicaciones específicas, como las etiquetas duraderas para activos que pueden estar expuestos a condiciones adversas o las etiquetas de seguridad para activos de alto valor que pueden ser objeto de robo, transferencia no autorizada o manipulación.
A continuación, veamos algunos ejemplos:
- Etiqueta manual de papel: son la opción más barata, pero también la menos duradera. Es una tarea manual, imprecisa y no verificada.
- Código de barras simple: una opción sencilla y rápida, pero que requiere una base de datos independiente, lo que dificulta el acceso a la información.
- Código de barras RFID: estos códigos están vinculados a una señal de radio, lo que hace que funcionen como un “chip”, y pueden integrarse con la tecnología GPS. Además, pueden leerse a mayor distancia, por lo que son ideales para los activos menos accesibles. Sin embargo, requieren invertir en lectores de códigos de barras.
- Código QR: Este puede leerse con un smartphone, por lo que debe ser totalmente visible. Sin embargo, puede ser una desventaja con determinados bienes.
Las etiquetas permanentes para equipos son ideales para automatizar la recogida de datos durante toda la vida útil de un activo. Por ende, ten en cuenta la categoría y el tipo del bien, así como las condiciones ambientales a las que estará expuesto. Y para ello, te recomendamos hacerte estas preguntas:
- ¿Se limpiará el bien con soluciones de limpieza agresivas?
- ¿Estará expuesto a productos químicos o disolventes?
- ¿Estará expuesto a condiciones climáticas exteriores?
Recuerda que todos estos factores deben sopesar a la hora de determinar la mejor etiqueta para cada bien.
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4. Coloca la etiqueta de activo fijo en el artículo
¿Sabías que los métodos de fijación varían en función del tipo de bien y del tipo de etiqueta? Algunas utilizan adhesivos sensibles a la presión, otras tienen fijaciones mecánicas u otras ofrecen ambos métodos de fijación.
En ese sentido, si tienes la opción de utilizar fijaciones adhesivas o mecánicas, te recomendamos elegir el método más apropiado para el bien o el método requerido por la política de la empresa.
5. Implanta procesos de verificación de datos
El último paso del etiquetado de activos es implantar procesos internos para etiquetar futuros equipos. Este paso es crucial para garantizar una “cadena de custodia precisa y verificable”, que puede ayudar a mitigar las filtraciones de datos y también a mantener el cumplimiento de la normativa.
Asimismo, te recomendamos tomar en cuenta estas medidas:
- Determinar quién hará las nuevas etiquetas, si es necesario.
- Formar a tu equipo para que no traslade activos sin antes registrarlos.
- Evitar cambios no autorizados e integrar los identificadores en todos los programas informáticos de tu organización.
Como ves, implantar un sistema de etiquetado de activos y un flujo de procesos coherentes garantizará que todos los activos que recibe tu empresa se clasificarán y rastrearán de forma coherente, lo que facilitará su localización, la aplicación de programas de mantenimiento periódicos y registros precisos con fines de auditoría y contabilidad.
Hasta aquí, hemos visto cómo desarrollar un sistema eficaz de etiquetado de activos. Esperamos que este artículo te haya brindado la información necesaria y empieces a buscar qué etiquetas de seguridad son convenientes para tu empresa.
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