El servicio de inventarios es el medio de un negocio. Por ello, necesitas tener suficiente inventario en existencias para satisfacer la demanda de los clientes, pero no demasiado para no tener que pagar de más por los costes de almacenamiento. Y ahí es donde entra en juego un sistema de inventario.
Por ejemplo, las empresas utilizan los sistemas de inventario permanente para controlar sus inventarios en tiempo real mediante el uso de identificación por radiofrecuencia, códigos de barras, puntos de venta y otros sistemas tecnológicos. Sigue leyendo para saber de qué se trata y cuáles son sus ventajas.
¿Qué es un sistema de inventario permanente?
En primer lugar, debes saber que el inventario permanente es un método de contabilidad en el que una empresa realiza un seguimiento continuo de sus niveles de inventario en tiempo real. Y permite a las empresas disponer en todo momento de recuentos de inventario más precisos.
Ahora bien, un sistema de inventario permanente es un método utilizado para controlar y registrar los niveles de existencias, en el que cada compra y venta de existencias se registra de forma automática e inmediata. Y en este sistema, cada vez que se produce una transacción, el software registra un cambio en los niveles de existencias en tiempo real.
¿Cuáles son las ventajas de este sistema?
Un sistema de inventario permanente tiene muchas ventajas para las empresas de comercio electrónico de todos los tamaños. No solo ayuda a hacer un seguimiento de los datos de inventario en tiempo real, sino que también ayuda a eliminar los gastos de mano de obra y los errores humanos. A continuación, veamos cuáles son:
1. Permite un reabastecimiento preciso
En este sistema, los cambios en los niveles de inventario se registran en tiempo real, cuando se compra el inventario y cuando se vende. Por ende, este registro continuo de las existencias te proporcionará la capacidad de ejecutar informes que puedes identificar inmediatamente los artículos del inventario que se están agotando.
También evita que te quedes sin existencias de una mercancía concreta y perder clientes por ello. Por ejemplo, cuando descubras que la mercancía se agotó o se está agotando, puedes volver a pedirla de manera rápida, en lugar de tener que esperar a la siguiente fecha de inventario programada.
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2. Descubre pérdidas y robos
En un sistema de inventario regular, el saldo de inventario a final de año se ajusta para que coincida con el recuento físico del inventario. Esto oculta cualquier robo, pérdida de inventario o incluso errores de recuento, ya que el ajuste se transfiere a la cuenta del coste de las mercancías vendidas.
En cambio, con este tipo de sistema de inventario podrás comparar el saldo de inventario en el sistema con el recuento de fin de año y te permitirá investigar cualquier discrepancia. Ten en cuenta que todavía tendrás que contar en última instancia la mercancía en los estantes para descubrir las discrepancias.
Aunque el inventario permanente no te permitirá saber cómo desaparece la mercancía de tus estanterías, sí te dará una pista cuando haya un problema, de modo que podrás reforzar la seguridad y averiguar qué está ocurriendo.
3. Genera datos provisionales más precisos
Dado que los valores de inventario no cambian a lo largo del año con el sistema de inventario periódico, tanto la cuenta de inventario del balance como la cuenta de coste de los bienes vendidos de la cuenta de pérdidas y ganancias son incorrectas a lo largo del año.
Por el contrario, un sistema perpetuo de inventario mantiene los saldos correctos y proporciona unos estados financieros más precisos a lo largo del año. Esto es especialmente importante si hay que mantener determinados porcentajes para los bancos u otros prestamistas.
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4. Mejora la gestión de los niveles de existencias
Muchas empresas que hacen un uso intensivo de las existencias gestionan cuidadosamente sus niveles de inventario frente a sus ventas. De este modo, evitan una acumulación de existencias que no se venden y que pueden resultar costosas para la empresa.
Pero, al utilizar el sistema de inventario permanente, los niveles de existencias serán siempre correctos y podrás calcular de manera adecuada el índice de rotación. Esto te indicará si las ventas se están ralentizando o si determinados productos ya no se venden con rapidez.
Ahora que ya sabes algunas de las ventajas de un sistema de inventario permanente, recuerda que puedes centralizar la gestión de tu inventario, optimizar los niveles de existencias y mucho más. ¡Sin duda es la mejor opción para las empresas de rápido crecimiento!
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