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¿Qué es la gestión de inventarios?

La gestión de almacenes e inventarios es clave para el éxito de un negocio, ya que ayuda a controlar las existencias mediante el seguimiento de las órdenes de compra de los productos, plazos de entrega y el seguimiento de los envíos. Además, puede ayudarte a evitar situaciones de exceso y falta de existencias de tus productos.

Sin duda, desempeñará un papel fundamental en el futuro de tu empresa. Pero, ¿qué es la gestión de inventarios? A continuación, destacaremos su importancia, las ventajas y el proceso que siguen las empresas.

Definición de la gestión de inventarios

La gestión de inventarios ayuda a las empresas a identificar qué existencias deben pedir y en qué momento. Realiza un seguimiento del inventario desde la compra hasta la venta de la mercancía. 

Esta práctica identifica las tendencias y responde a ellas para garantizar que siempre haya existencias suficientes para satisfacer los pedidos de los clientes y advertir adecuadamente de una escasez.

Una vez vendido, el inventario se convierte en ingresos. Antes de venderse, el inventario (aunque figure como activo en el balance) inmoviliza efectivo. Por tanto, un exceso de existencias cuesta dinero y reduce el flujo de caja.

Una medida de la buena gestión de las existencias es la rotación. Esta medida contable refleja la frecuencia con la que se venden las existencias en un período. Y como una empresa no quiere tener más existencias que ventas, una escasa rotación de existencias puede dar lugar a existencias muertas o no vendidas.

Y ¿por qué es importante la gestión de inventarios? Este seguimiento es vital para la salud de una empresa porque ayuda a garantizar que rara vez haya demasiadas o muy pocas existencias a mano, limitando el riesgo de roturas de stock y registros inexactos.

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Ventajas de la gestión de existencias

Los dos principales beneficios de la gestión de inventarios son que garantiza que pueda cumplir con los pedidos entrantes o pendientes y aumenta los beneficios. Otras ventajas también son:

1. Ahorro de dinero

Conocer las tendencias de las existencias te permite saber qué cantidad y dónde dispones de stock para poder utilizarlas. Esto también significa que puedes mantener menos existencias en cada ubicación (tienda, almacén), y utilizarlas desde cualquier lugar para satisfacer los pedidos.

Todo ello reduciría los costes asociados al inventario y disminuiría la cantidad de existencias que no se venden antes de que queden obsoletas.

2. Mejora en la toma de decisiones

La gestión adecuada de inventario permite a los gerentes tomar decisiones informadas sobre cuánto y cuándo ordenar, lo que les permite optimizar el flujo de efectivo y evitar excesos o faltas de inventario.

3. Mayor eficiencia

Mantener un inventario óptimo permite a las empresas atender a los clientes de manera oportuna y satisfacer la demanda sin retrasos. Asimismo, el seguimiento regular de los niveles de inventario y la eliminación de productos obsoletos también aumenta la eficiencia en el uso del espacio de almacenamiento.

4. Optimización de la cadena de suministro

¿Sabías que la gestión de inventario adecuada ayuda a optimizar la cadena de suministro, garantizando que los productos estén disponibles cuando se necesiten? ¡Así es! Y los proveedores y los fabricantes también pueden utilizar la información de inventario para programar entregas y producción de manera más eficiente.

5. Mejora la satisfacción del cliente

Gracias a una gestión adecuada de inventario, tu empresa podrá satisfacer la demanda del cliente de manera oportuna y evitar retrasos o falta de existencias. Además, podrás proporcionar información precisa sobre los niveles de inventario y la disponibilidad de productos, lo que aumenta la confianza del cliente y mejora la experiencia de compra.

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Proceso de gestión de inventarios

El proceso de gestión de inventarios se aplica tanto a consumidores B2C como B2B. A continuación, veamos el ciclo de vida en el proceso de gestión de inventario:

Compra

Las empresas realizan compras de existencias en función de la necesidad de los bienes. Sin embargo, al empezar, está bien que las empresas tengan objetivos de exceso de existencias en lugar de falta de ellas. Pero, pueden medir sus necesidades a medida que pasa el tiempo.

Almacenaje

Se trata de una fase en la que las empresas se aseguran de que todas las mercancías o existencias de sus registros están almacenadas y estén accesibles para sus clientes. Y debido a ello, las empresas pueden verse obligadas a asumir costes de almacenamiento para llevar a cabo las mejores prácticas.

Utilización

En este proceso, las empresas toman los artículos del inventario para todos los fines individuales, ya sea para la producción o el uso.

Seguimiento

Poder hacer un seguimiento de las mercancías ayuda a las empresas a controlar en qué fase se encuentra cada cosa. Si algo se está agotando, el proceso de seguimiento es la mejor manera de saber qué pedir.

Solicitud de pedidos

Con esta solicitud, las empresas pueden hacer órdenes de lo que se necesita automáticamente a través del sistema. Incluso, pueden controlar y saber lo que no se ha entregado de manera adecuada para volver a pedir las existencias a otro proveedor.

Previsión

Tras varios ciclos de vida del inventario, las empresas pueden ser capaces de predecir o presupuestar sus existencias. De este modo, se crea un buen entorno de trabajo al estimar la cantidad de stock que pueden necesitar en cada proceso.

En conclusión, la gestión adecuada de inventarios es esencial para el éxito de cualquier empresa, ya que te ayudará a reducir costos, mejorará la toma de decisiones, aumentará la eficiencia y la satisfacción del cliente. 

Además, la optimización de la cadena de suministro se puede lograr mediante una gestión adecuada de inventario, lo que a su vez ayuda a garantizar la disponibilidad de productos cuando se necesitan. 

Hasta aquí, hemos visto todo lo que debes saber de la gestión de inventarios. Recuerda que es importante que las empresas implementen un sistema de gestión de inventario adecuado y de manera regular lo monitoreen y ajusten según sea necesario para maximizar los beneficios.

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¿Por qué es importante el control interno de los inventarios?

¿Sabías que el control de inventarios y almacenes debe ser una prioridad para cualquiera que se dedique a la distribución minorista o mayorista? Fundamentalmente, implica saber lo que tienes en las estanterías y en el almacén, cuándo va a entrar nuevo inventario y cuándo es probable que el inventario actual salga a través de las ventas. 

Asimismo, controlar las existencias puede ayudar a reducir los costes de almacenamiento, acelerar el cumplimiento de los pedidos y evitar el fraude. A continuación, veamos qué tan considerable es el control interno de los inventarios.

Importancia de la planificación y el control de inventarios

Como sabemos, la planificación de inventarios ayuda a las empresas a comprar la cantidad adecuada de existencias y a decidir con qué frecuencia deben reabastecerse. Asimismo, ayuda a reducir los costes de mantenimiento de los artículos en stock y a garantizar que haya existencias suficientes para fabricar y vender artículos. 

De este modo, se puede considerar que la planificación de inventarios es una parte esencial de la gestión de la cadena de suministro. A continuación, veremos otras consideraciones de la importancia de este control.

1. Controla los costes de inventario

Toda empresa quiere tener existencias en las estanterías en el momento exacto en que los clientes quieren comprarlas. Y mantener el equilibrio adecuado es una razón obvia para controlar los niveles de inventario. Pero, también es importante evitar el exceso de estas, ya que ocuparán espacio en el almacén y pueden aumentar los costes de almacenamiento.

Por otro lado, si mantienes un exceso de productos y/o no controlas las fechas de caducidad, existe el riesgo de que estos se queden obsoletos o se estropeen antes de que puedas venderlos. 

Y es que un exceso de inventario puede provocar pérdidas de beneficios y cuando un producto se agota, por ejemplo, puede que no tengas más remedio que deshacerte de él o hacer una venta rápida que reduzca sus márgenes de beneficio. De este modo, es fundamental saber qué necesitan los clientes y cuándo.

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2. Agiliza el cumplimiento de los pedidos

¿Quieres ofrecer un mejor servicio al cliente? Pues, un buen control de inventarios te ayudará a lograrlo. Es más, si experimentas constantemente problemas de inventario como frecuentes pedidos pendientes, es de esperar que tus clientes recurran a otros proveedores para satisfacer sus necesidades.

Pero, ¡ya no más! Si ejecutas un buen control interno podrás saber en tiempo real qué se vende y qué no, de modo que puedas gestionar las cantidades en el almacén en función de los plazos de entrega y las demandas de los clientes. 

Muchas empresas utilizan un método de control de existencias denominado existencias mínimas, que garantiza que se pidan nuevas existencias cuando alcanzan un nivel mínimo predeterminado. 

Y es que si tus ventas son predecibles puedes emplear un sistema de control de cantidades fijas para que los pedidos fluyan sin problemas dentro y fuera de la empresa.

3. Establece un seguimiento

Las empresas que tienen un buen control interno de las existencias suelen desarrollar un sistema que rastrea el estado de los pedidos, registra el movimiento y la ubicación de los artículos y supervisa las distintas fases de producción, cumplimiento de los pedidos y envío, lo que permite ver cuál es el recuento de existencias de un artículo en cualquier momento.

Además, etiquetar todos los artículos del inventario de esta manera es una parte esencial de los informes financieros. Un buen sistema te dirá exactamente cuánto inventario hay a mano en un día concreto para que el balance de fin de año refleje las cantidades correctas. 

En ese sentido, cumplirás con las normas contables, los controles internos sobre las existencias y todo ello te ayudará a mejorar la eficiencia operativa, la puntualidad y precisión de los informes financieros.

Por otro lado, si se detectan irregularidades, como diferencias entre la cantidad de existencias que el sistema de control cree tener y el recuento físico, es posible que se trate de un fraude, un robo u otros errores. Por tanto, conviene investigar estos problemas de manera rápida antes de que se desajusten los sistemas de contabilidad.

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Consideraciones finales

Hay muchas formas de controlar el inventario, pero hoy en día la mayoría de las empresas confían en algún tipo de sistema informático. Estos ofrecen una forma asequible de cubrir todas las bases y, por lo general, permiten hacer un seguimiento, establecer puntos de pedido automáticos, transferir artículos entre distintas ubicaciones, entre otras.

Muchos utilizan el escaneado de códigos de barras o la identificación por radiofrecuencia a través del smartphone para agilizar las operaciones de picking y embalaje. Sin embargo, el control de existencias no tiene por qué ser complejo. 

Por tanto, muchas organizaciones con un pequeño inventario de artículos podrían gestionar sus existencias con una simple hoja de cálculo, siempre que el personal deduzca lo que vende y envía y concilie la hoja de cálculo con el libro mayor.

Hasta aquí, hemos visto la importancia del control interno de inventarios. Recuerda que ya sea que emplees un sistema de códigos o de manera manual, una gestión como esta te permitirá controlar la actividad individual, verificando la cantidad y la disponibilidad de tus existencias. ¡Esperamos que este artículo te sea útil!

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Conoce 2 tipos de control de inventarios y optimiza tu negocio

¿Sabías que los servicios de inventario desempeñan un papel fundamental en el éxito del programa de gestión de inventarios de una organización? Y es que para los profesionales de la cadena de suministro, el control de inventario ayuda a tomar mejores decisiones sobre recursos, componentes, mantenimiento y mucho más.

Asimismo, es importante entender los diferentes tipos de control de inventarios para elegir el que mejor se adapte a las operaciones de tu organización específica. ¿Quieres conocer cuáles son? A continuación, te presentamos los 2 más principales, junto con sus pros y contras.

Tipos de sistemas de control de inventario

Antes de implantar un sistema de control de inventario para tu empresa, te recomendamos conocer qué puede ofrecer cada uno y cómo afectará el tipo elegido a tus actividades operativas, a continuación te detallaremos cada uno de los tipos:

1. Sistema de inventario periódico

Los sistemas de inventario periódico, adecuados para empresas que gestionan niveles de inventario más reducidos, implican el recuento manual del inventario de activos fijos de una empresa a intervalos, como trimestral, anualmente o en algún punto intermedio.

Además, el diseño es bastante sencillo, solo cuando se realiza un recuento físico puede actualizarse el sistema o el libro mayor. En la mayoría de los casos, las organizaciones que utilizan este sistema periódico realizan estos recuentos manuales a intervalos fijos que coinciden con actividades empresariales específicas. 

Ventajas

Una de las principales ventajas de usar sistemas de inventario periódicos es que son muy fáciles de gestionar para cantidades pequeñas. El recuento, aunque se haga manualmente, es muy sencillo y no hay ningún programa informático que pueda causar confusión.

Por otro lado, la formación de nuevos empleados también es bastante sencilla y puede realizarse de manera rápida para que los recursos no se dispersen durante mucho tiempo.

Desventajas

Por desgracia, los sistemas de inventario periódico no son muy adecuados para las grandes organizaciones que manejan altos niveles de inventario. Contar manualmente el inventario puede ser un proceso largo en este escenario, y el potencial de error humano es alto. 

Además, no hay forma de estimar con precisión los niveles durante los periodos intermedios, por lo que la única forma de estar seguro (durante un breve periodo de tiempo) es realizando recuentos con más frecuencia.

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¿Quién debería utilizar el inventario periódico?

Las organizaciones con recuentos más bajos, productos nicho, productos de mayor tamaño y productos potencialmente de mayor venta verían un beneficio más sustancial para su gestión de inventario mediante el uso de este tipo de sistema de control de inventario.

Y es que estas condiciones pueden facilitar el recuento manual en comparación con las organizaciones que manejan cantidades mayores que se mueven con rapidez.

2. Sistemas de inventario permanente

Si tu empresa maneja grandes volúmenes, un sistema de inventario permanente te ofrecerá una mejor forma de realizar un seguimiento continuo. Esta herramienta usa la automatización para hacer un seguimiento de los niveles de inventario casi en tiempo real.

De los dos tipos de sistemas de control de inventario, el permanente emplea un software y automatización para hacer un seguimiento continuo de los niveles de inventario a medida que cambian. Estos se rastrean constantemente y la información se almacena en una base de datos central para simplificar la elaboración de informes, auditorías y mucho más.

Ventajas

Los sistemas de inventario permanente no requieren ningún recuento manual, por lo que los recursos pueden gestionarse mejor para mantener los costes bajos. También es fácil ver y comprender las cantidades exactas en cualquier intervalo, ya que el software hace un seguimiento del movimiento de cada activo. 

Esto significa que las organizaciones pueden acceder a la información siempre que lo necesiten para facilitar los pedidos y las reposiciones, las ventas, los descuentos y las liquidaciones, así como la gestión del inventario en su conjunto.

Desventajas

Una de las desventajas más comunes de un sistema de control de inventario permanente es el precio. El software necesario para gestionar cada artículo puede ser elevado y no es infalible. 

Asimismo, pérdidas, robos, errores de escaneado y daños pueden causar discrepancias que el software no es capaz de rastrear, lo que significa que los niveles inexactos de inventario pueden pasar desapercibidos.

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Consideraciones finales

Implantar el sistema adecuado puede tener un impacto enormemente positivo en la gestión del inventario de tu organización, pero no siempre está claro qué sistema ofrece las mayores ventajas. Además, la formación experta de los empleados es fundamental para un sistema eficaz.

Por tanto, te recomendamos preparar a tu personal para el éxito en el control de inventario, permitiendo seleccionar el sistema adecuado y comprendiendo cómo alinear sus capacidades con los objetivos empresariales.

Desde identificar problemas y riesgos potenciales hasta ayudar a proporcionar los recursos para delinear políticas de reabastecimiento, los profesionales como Effio pueden guiar a tu organización hacia la mejor solución posible.

Como ves, existen 2 principales tipos de control de inventarios. Esperamos que este artículo te haya brindado la información necesaria y puedas optar por el mejor sistema de gestión de inventarios de acuerdo a tu empresa y necesidades.

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4 ejemplos de inventario de activos fijos

En el ámbito empresarial, el inventario fijo es un artículo tangible con una vida útil superior a un año y que se utiliza para producir o suministrar bienes y servicios. Estos artículos van desde mobiliario de oficina, herramientas y equipos hasta propiedades, instalaciones y equipos.

Asimismo, el inventario de estos activos debe mantenerse actualizado y ser preciso para garantizar la estabilidad financiera de la empresa. A continuación, analizaremos la importancia de un inventario y algunos ejemplos de inventario de activos fijos.

¿Qué son los activos fijos?

Los activos fijos son bienes físicos o tangibles a largo plazo que una empresa posee y utiliza para generar ingresos. Algunos ejemplos comunes de activos fijos son las propiedades, los edificios, el equipamiento, el mobiliario y los vehículos. 

También se conocen como activos no corrientes, es decir, activos que no pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los activos no corrientes pueden ser activos intangibles, como inversiones y propiedad intelectual, así como bienes inmuebles y bienes de equipo.

Por el contrario, los activos corrientes son activos a corto plazo que una empresa espera usar, convertir en efectivo o vender en el plazo de un año, como el efectivo, los equivalentes de efectivo, las acciones o las existencias.

4 ejemplos de inventario de activos fijos

La gestión de inventarios de activos fijos es el proceso de administración de los activos fijos de una empresa. Además, los activos fijos son artículos físicos que tienen un valor a largo plazo para la empresa y no están destinados a la venta ni al consumo. A continuación, veamos algunos de los principales ejemplos de inventario de activos fijos:

  1. Inventario físico: Este es un recuento manual de todos los activos fijos propiedad de la empresa y debe actualizarse periódicamente para garantizar su exactitud.
  2. Inventario contable: Es un registro de todos los activos fijos propiedad de la empresa que se suele mantener de manera anual y se utiliza para calcular la depreciación. 
  3. Inventario electrónico: Se trata de un sistema automatizado por medio de códigos de barras y escáneres para realizar un seguimiento de los activos fijos. Este inventario se emplea en grandes organizaciones que necesitan hacer un seguimiento rápido de la ubicación de sus activos fijos. 
  4. Inventario de seguros: Es un registro de todos los activos fijos propiedad de la empresa que están asegurados que suele actualizarse periódicamente para garantizar su exactitud y que la empresa esté cubierta frente a posibles pérdidas.

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¿Por qué es importante el inventario de activos fijos?

Hay varias razones por las que el inventario de activos fijos es fundamental para el éxito empresarial. A continuación, mencionamos algunas de ellas:

  • Proporciona un registro preciso de todos los activos fijos propiedad de la empresa. 
  • Ayuda a determinar el coste de los activos y su depreciación acumulada. El inventario de activos fijos ayuda a realizar un seguimiento de los activos y ayuda a determinar el valor de la empresa. 
  • Contribuye a identificar riesgos potenciales como el robo, la destrucción o el extravío de activos. 
  • Optimiza el uso de los activos y ayuda a determinar el coste real del activo a lo largo de su vida útil. 
  • Identifica los activos que no se usan y que pueden venderse o alquilarse, determinando la cobertura de seguro necesaria para los activos. 
  • Facilita el cálculo exacto del gasto de depreciación. 
  • Colabora en la planificación fiscal y ayuda a reducir el pago de impuestos. 
  • Asegura el cumplimiento de la normativa gubernamental.

Ventajas del inventario de activos fijos

Mayor precisión y visibilidad

Un sistema de inventario puede ayudar a las organizaciones a rastrear y gestionar con precisión todos sus activos desde su adquisición hasta su eliminación, garantizando que toda la información precisa esté disponible en un solo lugar. 

Mejora del rendimiento y la utilización de los activos

Al realizar un seguimiento de los activos en tiempo real, las organizaciones pueden comprender mejor su utilización y rendimiento, lo que les permite tomar las medidas necesarias para garantizar que sus activos se usen de manera eficiente. 

Reducción de los gastos de capital

Gracias a este sistema, las organizaciones pueden reducir la cantidad de gastos de capital necesarios para la compra de nuevos activos y centrarse en la utilización y optimización de los activos existentes. 

Mayor seguridad 

Con información precisa sobre los activos, las organizaciones pueden proteger mejor sus activos mediante el seguimiento de sus movimientos y la prevención de robos o usos no autorizados. 

Mejora del cumplimiento

Un sistema de inventario de activos fijos puede ayudar a las organizaciones a seguir cumpliendo con los requisitos normativos, garantizando que todos los activos sean rastreados y gestionados adecuadamente. 

Eliminación simplificada de activos 

Un sistema eficaz de inventario puede ayudar a agilizar el proceso de eliminación, garantizando que los activos se eliminen de forma rápida y eficiente.

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Consideraciones finales

El inventario de activos fijos desempeña un papel fundamental en cualquier empresa, ya que proporciona a los propietarios la información necesaria para tomar decisiones con conocimiento de causa. 

Asimismo, ayuda a hacer un seguimiento del valor de los activos, a mantener registros contables precisos y a garantizar que los impuestos se pagan puntualmente. Y con un sistema adecuado, las empresas pueden ser más organizadas y eficientes, lo que ayudará a mejorar el rendimiento financiero y reducir costes. 

En definitiva, el inventario de activos fijos es una herramienta inestimable que las empresas de cualquier tamaño no deben pasar por alto. Por tanto, es necesario contar con el asesoramiento de expertos, por ejemplo, en Effio contamos con el servicio de toma de inventario, conciliación y tasación del activo fijo y almacenes.

Hasta aquí, hemos visto todo sobre activos fijos, como algunos ejemplos, su importancia y ventajas. Recuerda que con un sistema de seguimiento eficaz, tu empresa proporcionará una imagen completa de los activos fijos junto con las existencias de inventario.

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