Sabemos que los activos entran y salen de las instalaciones de la organización y es ahí donde aumenta la posibilidad de pérdida de algunos de ellos. Entonces, para mantener registros precisos, es necesario contar con un sistema de control de activos fijos, para que tu negocio no se vea gravemente afectado.
En ese sentido, a continuación, te enseñaremos todo lo que debes saber de los registros de activos fijos, por qué es importante mantener datos precisos y cómo puede afectar a tu empresa. ¡Empecemos!
¿Qué es el registro de activos?
Un registro de activos se utiliza para mantener una lista de todos los activos que pertenecen a la organización. Asimismo, se emplea en contabilidad con fines de amortización. En ella se incluyen detalles como:
- De qué activo se trata
- Dónde se encuentra
- Coste de compra
- Cuándo se compró el activo
- Vida útil prevista
- El valor depreciado de un activo
- Datos de mantenimiento
- Valor esperado al final de su vida útil
La motivación de mantener un registro es controlar el valor contable de los activos y el deterioro que sufren a lo largo de un periodo determinado. Y no solo eso, sino que además, es considerado un método valioso para identificar eficazmente los artículos dentro de la empresa mediante la asignación de un número de identificación único.
Por otro parte, la finalidad de un registro de activos es mejorar la forma en que una empresa gestiona y mantiene sus activos mostrándolos en un sistema accesible. Para ello, te recomendamos siempre incluir toda la información pertinente relativa a cada activo, como su identificación, ubicación, fecha de compra, etc.
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Impacto de llevar un registro de activos preciso en la empresa
Mantener registros precisos de los activos fijos es de vital importancia para cualquier organización. En primer lugar, estos registros permiten a la empresa conocer el estado y la ubicación de sus activos en todo momento.
Esto facilita la planificación y la toma de decisiones estratégicas, ya que la empresa puede identificar fácilmente los activos disponibles, su valor y su estado de conservación. También, ayuda a evitar la pérdida o el robo, por lo que puedes implementar medidas de seguridad adecuadas para proteger los activos fijos.
En segundo lugar, son esenciales para el cumplimiento de las normas contables y fiscales. La información precisa y actualizada permite a la empresa presentar informes financieros exactos y completos, cumpliendo así con los requisitos legales y regulatorios.
Por último, son valiosos en situaciones de fusiones, adquisiciones o liquidaciones. Como estos registros proporcionan una visión clara de los activos que posee la empresa y su valor, facilitará en el proceso de evaluación y negociación en caso de una transacción.
Buenas prácticas para crear un registro de activos
1. Eliminar la hoja de cálculo
Lo primero que tienes que hacer es eliminar el uso del método de hoja de cálculo y también el método de lápiz y papel. Hoy en día, en un mundo tan competitivo, estos métodos no se ajustan al seguimiento de los activos, sobre todo, cuando la empresa está creciendo.
Por otra parte, tiene posibilidades de errores humanos debido a un registro inadecuado. Sin embargo, cabe mencionar que la hoja de cálculo puede utilizarse para muchas cosas, pero la gestión de activos no es una de ellas.
2. Utilizar software de seguimiento de activos
Cuando emplees un software de gestión de activos, verás automáticamente la diferencia porque su implementación usa códigos de barras o RFID para realizar un seguimiento de los activos. De esta forma, la información se actualizará de manera constante y se minimizarán las posibilidades de que se produzcan errores humanos.
Esta opción se la sugerimos a la mayoría de las empresas, puesto que la utilización de un registro automatizado de activos garantiza que sea siempre excepcional y que se pueda confiar en la precisión de los datos que contiene.
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3. Elaborar una lista de los activos para un seguimiento
Puede que estés pensando que no hay razón para hacer un seguimiento de los activos. Pero, déjanos decirte que es necesario hacerlo; de lo contrario, podrían ser robados o extraviados y nadie se daría cuenta. Más aún, cuando este tipo de irregularidades perjudican a la empresa.
Recuerda que todos los activos son necesarios en el momento de la auditoría, ya que se verifican físicamente, por lo que todos estos datos y números recopilados resultarían útiles en ese momento.
Hasta aquí, hemos visto la importancia de un registro de control de activos fijos. No olvides que la implementación de un sistema de registro de activos es una inversión imprescindible para asegurar la salud financiera y el buen funcionamiento de una organización. ¡Esperamos que este artículo te haya sido útil!
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