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LOGÍSTICA Inventarios y activos fijos

Conoce 2 tipos de control de inventarios y optimiza tu negocio

¿Sabías que los servicios de inventario desempeñan un papel fundamental en el éxito del programa de gestión de inventarios de una organización? Y es que para los profesionales de la cadena de suministro, el control de inventario ayuda a tomar mejores decisiones sobre recursos, componentes, mantenimiento y mucho más.

Asimismo, es importante entender los diferentes tipos de control de inventarios para elegir el que mejor se adapte a las operaciones de tu organización específica. ¿Quieres conocer cuáles son? A continuación, te presentamos los 2 más principales, junto con sus pros y contras.

Tipos de sistemas de control de inventario

Antes de implantar un sistema de control de inventario para tu empresa, te recomendamos conocer qué puede ofrecer cada uno y cómo afectará el tipo elegido a tus actividades operativas, a continuación te detallaremos cada uno de los tipos:

1. Sistema de inventario periódico

tipos de control de inventarios

Los sistemas de inventario periódico, adecuados para empresas que gestionan niveles de inventario más reducidos, implican el recuento manual del inventario de activos fijos de una empresa a intervalos, como trimestral, anualmente o en algún punto intermedio.

Además, el diseño es bastante sencillo, solo cuando se realiza un recuento físico puede actualizarse el sistema o el libro mayor. En la mayoría de los casos, las organizaciones que utilizan este sistema periódico realizan estos recuentos manuales a intervalos fijos que coinciden con actividades empresariales específicas. 

Ventajas

Una de las principales ventajas de usar sistemas de inventario periódicos es que son muy fáciles de gestionar para cantidades pequeñas. El recuento, aunque se haga manualmente, es muy sencillo y no hay ningún programa informático que pueda causar confusión.

Por otro lado, la formación de nuevos empleados también es bastante sencilla y puede realizarse de manera rápida para que los recursos no se dispersen durante mucho tiempo.

Desventajas

Por desgracia, los sistemas de inventario periódico no son muy adecuados para las grandes organizaciones que manejan altos niveles de inventario. Contar manualmente el inventario puede ser un proceso largo en este escenario, y el potencial de error humano es alto. 

Además, no hay forma de estimar con precisión los niveles durante los periodos intermedios, por lo que la única forma de estar seguro (durante un breve periodo de tiempo) es realizando recuentos con más frecuencia.

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¿Quién debería utilizar el inventario periódico?

Las organizaciones con recuentos más bajos, productos nicho, productos de mayor tamaño y productos potencialmente de mayor venta verían un beneficio más sustancial para su gestión de inventario mediante el uso de este tipo de sistema de control de inventario.

Y es que estas condiciones pueden facilitar el recuento manual en comparación con las organizaciones que manejan cantidades mayores que se mueven con rapidez.

2. Sistemas de inventario permanente

Si tu empresa maneja grandes volúmenes, un sistema de inventario permanente te ofrecerá una mejor forma de realizar un seguimiento continuo. Esta herramienta usa la automatización para hacer un seguimiento de los niveles de inventario casi en tiempo real.

De los dos tipos de sistemas de control de inventario, el permanente emplea un software y automatización para hacer un seguimiento continuo de los niveles de inventario a medida que cambian. Estos se rastrean constantemente y la información se almacena en una base de datos central para simplificar la elaboración de informes, auditorías y mucho más.

Ventajas

Los sistemas de inventario permanente no requieren ningún recuento manual, por lo que los recursos pueden gestionarse mejor para mantener los costes bajos. También es fácil ver y comprender las cantidades exactas en cualquier intervalo, ya que el software hace un seguimiento del movimiento de cada activo. 

Esto significa que las organizaciones pueden acceder a la información siempre que lo necesiten para facilitar los pedidos y las reposiciones, las ventas, los descuentos y las liquidaciones, así como la gestión del inventario en su conjunto.

Desventajas

Una de las desventajas más comunes de un sistema de control de inventario permanente es el precio. El software necesario para gestionar cada artículo puede ser elevado y no es infalible. 

Asimismo, pérdidas, robos, errores de escaneado y daños pueden causar discrepancias que el software no es capaz de rastrear, lo que significa que los niveles inexactos de inventario pueden pasar desapercibidos.

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Consideraciones finales

Implantar el sistema adecuado puede tener un impacto enormemente positivo en la gestión del inventario de tu organización, pero no siempre está claro qué sistema ofrece las mayores ventajas. Además, la formación experta de los empleados es fundamental para un sistema eficaz.

Por tanto, te recomendamos preparar a tu personal para el éxito en el control de inventario, permitiendo seleccionar el sistema adecuado y comprendiendo cómo alinear sus capacidades con los objetivos empresariales.

Desde identificar problemas y riesgos potenciales hasta ayudar a proporcionar los recursos para delinear políticas de reabastecimiento, los profesionales como Effio pueden guiar a tu organización hacia la mejor solución posible.

Como ves, existen 2 principales tipos de control de inventarios. Esperamos que este artículo te haya brindado la información necesaria y puedas optar por el mejor sistema de gestión de inventarios de acuerdo a tu empresa y necesidades.

¿Estás buscando una empresa de confianza para contabilizar tus activos fijos? En Effio contamos con más de 15 años de experiencia solucionando todas las necesidades de inventario de nuestros clientes. ¿Tienes más dudas? ¡Contáctenos para más información!

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Inventarios y activos fijos

4 ejemplos de inventario de activos fijos

En el ámbito empresarial, el inventario fijo es un artículo tangible con una vida útil superior a un año y que se utiliza para producir o suministrar bienes y servicios. Estos artículos van desde mobiliario de oficina, herramientas y equipos hasta propiedades, instalaciones y equipos.

Asimismo, el inventario de estos activos debe mantenerse actualizado y ser preciso para garantizar la estabilidad financiera de la empresa. A continuación, analizaremos la importancia de un inventario y algunos ejemplos de inventario de activos fijos.

¿Qué son los activos fijos?

Los activos fijos son bienes físicos o tangibles a largo plazo que una empresa posee y utiliza para generar ingresos. Algunos ejemplos comunes de activos fijos son las propiedades, los edificios, el equipamiento, el mobiliario y los vehículos. 

También se conocen como activos no corrientes, es decir, activos que no pueden convertirse fácilmente en efectivo. Los activos no corrientes pueden ser activos intangibles, como inversiones y propiedad intelectual, así como bienes inmuebles y bienes de equipo.

Por el contrario, los activos corrientes son activos a corto plazo que una empresa espera usar, convertir en efectivo o vender en el plazo de un año, como el efectivo, los equivalentes de efectivo, las acciones o las existencias.

4 ejemplos de inventario de activos fijos

La gestión de inventarios de activos fijos es el proceso de administración de los activos fijos de una empresa. Además, los activos fijos son artículos físicos que tienen un valor a largo plazo para la empresa y no están destinados a la venta ni al consumo. A continuación, veamos algunos de los principales ejemplos de inventario de activos fijos:

  1. Inventario físico: Este es un recuento manual de todos los activos fijos propiedad de la empresa y debe actualizarse periódicamente para garantizar su exactitud.
  2. Inventario contable: Es un registro de todos los activos fijos propiedad de la empresa que se suele mantener de manera anual y se utiliza para calcular la depreciación. 
  3. Inventario electrónico: Se trata de un sistema automatizado por medio de códigos de barras y escáneres para realizar un seguimiento de los activos fijos. Este inventario se emplea en grandes organizaciones que necesitan hacer un seguimiento rápido de la ubicación de sus activos fijos. 
  4. Inventario de seguros: Es un registro de todos los activos fijos propiedad de la empresa que están asegurados que suele actualizarse periódicamente para garantizar su exactitud y que la empresa esté cubierta frente a posibles pérdidas.

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¿Por qué es importante el inventario de activos fijos?

Hay varias razones por las que el inventario de activos fijos es fundamental para el éxito empresarial. A continuación, mencionamos algunas de ellas:

  • Proporciona un registro preciso de todos los activos fijos propiedad de la empresa. 
  • Ayuda a determinar el coste de los activos y su depreciación acumulada. El inventario de activos fijos ayuda a realizar un seguimiento de los activos y ayuda a determinar el valor de la empresa. 
  • Contribuye a identificar riesgos potenciales como el robo, la destrucción o el extravío de activos. 
  • Optimiza el uso de los activos y ayuda a determinar el coste real del activo a lo largo de su vida útil. 
  • Identifica los activos que no se usan y que pueden venderse o alquilarse, determinando la cobertura de seguro necesaria para los activos. 
  • Facilita el cálculo exacto del gasto de depreciación. 
  • Colabora en la planificación fiscal y ayuda a reducir el pago de impuestos. 
  • Asegura el cumplimiento de la normativa gubernamental.

Ventajas del inventario de activos fijos

inventario de activos fijos

Mayor precisión y visibilidad

Un sistema de inventario puede ayudar a las organizaciones a rastrear y gestionar con precisión todos sus activos desde su adquisición hasta su eliminación, garantizando que toda la información precisa esté disponible en un solo lugar. 

Mejora del rendimiento y la utilización de los activos

Al realizar un seguimiento de los activos en tiempo real, las organizaciones pueden comprender mejor su utilización y rendimiento, lo que les permite tomar las medidas necesarias para garantizar que sus activos se usen de manera eficiente. 

Reducción de los gastos de capital

Gracias a este sistema, las organizaciones pueden reducir la cantidad de gastos de capital necesarios para la compra de nuevos activos y centrarse en la utilización y optimización de los activos existentes. 

Mayor seguridad 

Con información precisa sobre los activos, las organizaciones pueden proteger mejor sus activos mediante el seguimiento de sus movimientos y la prevención de robos o usos no autorizados. 

Mejora del cumplimiento

Un sistema de inventario de activos fijos puede ayudar a las organizaciones a seguir cumpliendo con los requisitos normativos, garantizando que todos los activos sean rastreados y gestionados adecuadamente. 

Eliminación simplificada de activos 

Un sistema eficaz de inventario puede ayudar a agilizar el proceso de eliminación, garantizando que los activos se eliminen de forma rápida y eficiente.

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Consideraciones finales

El inventario de activos fijos desempeña un papel fundamental en cualquier empresa, ya que proporciona a los propietarios la información necesaria para tomar decisiones con conocimiento de causa. 

Asimismo, ayuda a hacer un seguimiento del valor de los activos, a mantener registros contables precisos y a garantizar que los impuestos se pagan puntualmente. Y con un sistema adecuado, las empresas pueden ser más organizadas y eficientes, lo que ayudará a mejorar el rendimiento financiero y reducir costes. 

En definitiva, el inventario de activos fijos es una herramienta inestimable que las empresas de cualquier tamaño no deben pasar por alto. Por tanto, es necesario contar con el asesoramiento de expertos, por ejemplo, en Effio contamos con el servicio de toma de inventario, conciliación y tasación del activo fijo y almacenes.

Hasta aquí, hemos visto todo sobre activos fijos, como algunos ejemplos, su importancia y ventajas. Recuerda que con un sistema de seguimiento eficaz, tu empresa proporcionará una imagen completa de los activos fijos junto con las existencias de inventario.

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Inventarios y activos fijos

4 ventajas de un sistema de inventario permanente

sistema de inventario

El servicio de inventarios es el medio de un negocio. Por ello, necesitas tener suficiente inventario en existencias para satisfacer la demanda de los clientes, pero no demasiado para no tener que pagar de más por los costes de almacenamiento. Y ahí es donde entra en juego un sistema de inventario. 

Por ejemplo, las empresas utilizan los sistemas de inventario permanente para controlar sus inventarios en tiempo real mediante el uso de identificación por radiofrecuencia, códigos de barras, puntos de venta y otros sistemas tecnológicos. Sigue leyendo para saber de qué se trata y cuáles son sus ventajas.

¿Qué es un sistema de inventario permanente?

En primer lugar, debes saber que el inventario permanente es un método de contabilidad en el que una empresa realiza un seguimiento continuo de sus niveles de inventario en tiempo real. Y permite a las empresas disponer en todo momento de recuentos de inventario más precisos. 

Ahora bien, un sistema de inventario permanente es un método utilizado para controlar y registrar los niveles de existencias, en el que cada compra y venta de existencias se registra de forma automática e inmediata. Y en este sistema, cada vez que se produce una transacción, el software registra un cambio en los niveles de existencias en tiempo real. 

¿Cuáles son las ventajas de este sistema?

Un sistema de inventario permanente tiene muchas ventajas para las empresas de comercio electrónico de todos los tamaños. No solo ayuda a hacer un seguimiento de los datos de inventario en tiempo real, sino que también ayuda a eliminar los gastos de mano de obra y los errores humanos. A continuación, veamos cuáles son:

1. Permite un reabastecimiento preciso

sistema de inventario

En este sistema, los cambios en los niveles de inventario se registran en tiempo real, cuando se compra el inventario y cuando se vende. Por ende, este registro continuo de las existencias te proporcionará la capacidad de ejecutar informes que puedes identificar inmediatamente los artículos del inventario que se están agotando.

También evita que te quedes sin existencias de una mercancía concreta y perder clientes por ello. Por ejemplo, cuando descubras que la mercancía se agotó o se está agotando, puedes volver a pedirla de manera rápida, en lugar de tener que esperar a la siguiente fecha de inventario programada.

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2. Descubre pérdidas y robos

En un sistema de inventario regular, el saldo de inventario a final de año se ajusta para que coincida con el recuento físico del inventario. Esto oculta cualquier robo, pérdida de inventario o incluso errores de recuento, ya que el ajuste se transfiere a la cuenta del coste de las mercancías vendidas. 

En cambio, con este tipo de sistema de inventario podrás comparar el saldo de inventario en el sistema con el recuento de fin de año y te permitirá investigar cualquier discrepancia. Ten en cuenta que todavía tendrás que contar en última instancia la mercancía en los estantes para descubrir las discrepancias.

Aunque el inventario permanente no te permitirá saber cómo desaparece la mercancía de tus estanterías, sí te dará una pista cuando haya un problema, de modo que podrás reforzar la seguridad y averiguar qué está ocurriendo.

3. Genera datos provisionales más precisos

Dado que los valores de inventario no cambian a lo largo del año con el sistema de inventario periódico, tanto la cuenta de inventario del balance como la cuenta de coste de los bienes vendidos de la cuenta de pérdidas y ganancias son incorrectas a lo largo del año.

Por el contrario, un sistema perpetuo de inventario mantiene los saldos correctos y proporciona unos estados financieros más precisos a lo largo del año. Esto es especialmente importante si hay que mantener determinados porcentajes para los bancos u otros prestamistas.

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4. Mejora la gestión de los niveles de existencias

Muchas empresas que hacen un uso intensivo de las existencias gestionan cuidadosamente sus niveles de inventario frente a sus ventas. De este modo, evitan una acumulación de existencias que no se venden y que pueden resultar costosas para la empresa. 

Pero, al utilizar el sistema de inventario permanente, los niveles de existencias serán siempre correctos y podrás calcular de manera adecuada el índice de rotación. Esto te indicará si las ventas se están ralentizando o si determinados productos ya no se venden con rapidez.

Ahora que ya sabes algunas de las ventajas de un sistema de inventario permanente, recuerda que puedes centralizar la gestión de tu inventario, optimizar los niveles de existencias y mucho más. ¡Sin duda es la mejor opción para las empresas de rápido crecimiento!

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Inventarios y activos fijos

¿Cómo emplear un buen control de los activos fijos?

La gestión de inventarios y almacenes es la práctica de manejar y controlar los activos fijos de una empresa. Y es que estos son muy importantes para las operaciones diarias de una empresa y para alcanzar objetivos a largo plazo. Por eso, es bueno contar con una solución fiable que garantice que todo esté en orden.

¿Sabías que se puede llevar a cabo esta gestión utilizando herramientas digitalizadas como un software? ¡Así es! Si quieres saber más sobre el control de activos fijos, a continuación te explicaremos de qué se trata y algunas ventajas de emplear un software.

¿Qué es el control de activos fijos?

Esta gestión es el proceso de seguimiento y mantenimiento de los bienes físicos y equipos de una organización. Los diferentes tipos pueden incluir vehículos, ordenadores, mobiliario y maquinaria. Y con un sistema de gestión, las organizaciones podrán:

  • Rastrear y supervisar los bienes. 
  • Supervisar equipos y maquinaria en múltiples ubicaciones.
  • Reducir los costes de mantenimiento.
  • Mejorar la eficiencia operativa.
  • Mantener un registro de los más retirados, vendidos o perdidos.

En la actualidad, este tipo de gestión permite a las organizaciones supervisar los equipos y vehículos, evaluar su estado y mantenerlos en buen funcionamiento. De este modo, minimizan las pérdidas de inventario, las averías de los equipos y los tiempos de inactividad, y mejoran el valor de vida útil de los activos.

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Gestión de activos con software

Gestionar diferentes ubicaciones, condiciones, bienes y requisitos de mantenimiento puede resultar complicado. Y si te preguntas ¿cómo emplear un buen control de activos fijos? En ese caso, una solución automatizada podría ayudar a tu organización a implantar rápidamente un sistema eficaz que facilite todo el proceso.

Estamos hablando de Inventarios 3Check de Effio, un software que ofrece a las empresas una serie de características funcionales, lo que lo convierte en una herramienta cada vez más popular para que puedas sacar el máximo partido de todos los que posees. 

Y si tu empresa busca utilizar programas informáticos para mejorar su productividad y sacar el máximo partido, sin duda el sistema de control de Effio antes mencionado, te proporcionará un conjunto completo de capacidades.

A continuación, veremos algunas ventajas de incorporar un software de gestión de activos fijos a tu empresa.

1. Vigilancia estricta 

Los empleados suelen usar los activos de la oficina para realizar tareas fuera de ella. Y muchas veces, estos productos pueden perderse o ser robados si la última persona que los utiliza no registra correctamente las salidas. Entonces, ¿cómo vigilarlos de cerca?

Con el software, podrás registrar de manera fácil los detalles de entrada y salida en un solo lugar. Y llevar un registro de los números de identificación y las identificaciones del personal para que puedas averiguar quién es el culpable de la pérdida de material. 

2. Control de la depreciación de los activos 

control de activos fijos

El seguimiento de la depreciación de todos tus activos fijos es uno de los componentes más importantes del control en tu empresa, lo que te permitirá hacer un seguimiento de la degradación de tus bienes y te avisará cuando es necesario realizar tareas de mantenimiento. 

3. Reducción del tiempo de inactividad

La mayoría de las soluciones de software sobre activos fijos permiten programar el mantenimiento de los equipos a futuro desde el momento de su adquisición. Esta función es muy beneficiosa para aquellos elementos cuyo valor financiero debe modificarse periódicamente en función de su utilidad.

No olvides que las sesiones de mantenimiento regulares también ayudan a mantener tu empresa en funcionamiento, reduciendo el tiempo de inactividad de los equipos.

4. Control de la disponibilidad de bienes

Los bienes de la empresa costosos suelen escasear. A veces, sin saberlo, los empleados pueden reservar dos veces determinados artículos. Y para evitarlo, puedes comprobar el estado actual de estos en un calendario del panel de control del software. ¡Sin duda, ahorrarás tiempo y evitarás problemas de última hora!

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5. Cumplimiento de las auditoría

La auditoría de activos es una parte importante de las operaciones de cualquier empresa. Se hace por dos razones principales. En primer lugar, te ayuda a cumplir las normas contables y empresariales federales. Y en segundo lugar, te permite revisar de nuevo tus registros financieros y buscar actividades sospechosas o irregularidades.

¿Sabías que los módulos de auditoría también están disponibles en el software de bienes fijos? Entonces, solo debes pedir a los responsables que confirmen cuáles  están a su cargo o que escaneen sus etiquetas. Esto te servirá como confirmación de que los tienen y los están utilizando de manera correcta.

En resumen, el control de activos fijos es esencial para la gestión eficaz de los recursos de una empresa. Un sistema de control bien implementado no solo contribuye a la precisión financiera, sino que también mejora la eficiencia operativa y la toma de decisiones estratégicas.

Como ves, los activos fijos representan una parte significativa de las inversiones de capital de una empresa. Por ese motivo, debes supervisar regularmente su uso. En este caso, el software de gestión del inmovilizado te mantendrá al corriente de la adquisición, el mantenimiento y la disposición de los bienes de tu empresa.

Hasta aquí, hemos visto todo lo que debes saber del control de activos fijos con software. No olvides que las innumerables funciones y ventajas de este sistema te permitirá conocer el rendimiento de tu empresa y te ayudará a crecer en la dirección correcta. Y tú ¿ya empleaste un software de gestión para tu organización?

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