Realizar una auditoría de inventarios es un proceso fundamental para verificar la precisión de los registros de inventario de una empresa y garantizar que las existencias físicas coincidan con lo que se refleja en los libros contables.
Las auditorías de control de inventarios o almacenes llevan mucho tiempo y requieren trabajo manual, pero proporcionan una visión profunda de las diferentes cuentas de una empresa y/o de su situación financiera.
Y es que cuando se trata de vender bienes, las empresas de comercio electrónico pueden auditar su inventario, ya sea con fines fiscales anuales o simplemente para verificar las unidades disponibles.
¿Sabías que las auditorías de inventarios pueden ser efectuadas de manera interna o por terceros, así como representar un hecho puntual? A continuación, veamos de qué se trata y cómo efectuar la auditoría de uno de tus activos más valiosos: ¡el inventario!
¿Qué es una auditoría de inventario?
Una auditoría de inventario se define como el proceso de cotejar los niveles actuales de inventario de una empresa con sus registros financieros para garantizar una contabilidad de stock precisa.
También, pueden ser realizadas por la propia empresa o por un auditor externo para identificar cualquier problema con el almacenamiento de inventario y los métodos de contabilidad que se estén utilizando.
Por ejemplo, pueden ser tan sencillas como contar las existencias físicas y cotejarlas con los registros, o tan complejas como contratar a un auditor externo para que evalúe todos los procedimientos de inventario.
9 métodos habituales para realizar auditorías de inventario
Para auditar tu inventario, tendrás que elegir el método que tenga más sentido en función de la finalidad y de quién ejecute la auditoría. A continuación, te presentamos algunos de los análisis y procedimientos de auditoría de inventario más usados.
1. Análisis de corte
Este método de análisis de corte consiste en detener operaciones como la recepción y la expedición en el momento del recuento físico para asegurarse de que no se manipula nada y así evitar errores.
2. Conteo físico del inventario
El objetivo es asegurarse de que los números del sistema coinciden con las existencias físicas, contando cada unidad. Para ello, el uso de códigos de barras y dispositivos como los escáneres de códigos de barras pueden ayudar a realizar un seguimiento electrónico.
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3. Procedimientos analíticos
Los procedimientos analíticos incluyen comparar el análisis de las existencias en función de parámetros financieros como los márgenes brutos, los días disponibles, el índice de rotación y los costes históricos de las existencias con los de años anteriores.
4. Análisis ABC
Un análisis ABC incluye la agrupación de inventarios de diferente valor y volumen. Por ejemplo, el inventario de alto valor “A”, el de valor medio “B” y el de bajo valor “C”. Incluso puedes optar por almacenar estos productos por grupos de valor por separado, lo que facilitaría la tarea a un auditor para que preste atención al inventario de alto valor.
5. Análisis de costes de transporte
Este método determina los gastos de llevar las cosas de un lugar a otro, como los costos de envío del flete y el seguimiento del tiempo transcurrido entre la fecha de envío y recepción. Además, esta documentación contabiliza las unidades que están en tránsito y también en caso de que algo se pierda o se dañe en tránsito.
6. Análisis de gastos de productos terminados
Realizar una auditoría de inventarios con este método es ideal si elaboras tus propios productos, ya que demuestra cuándo el producto está listo para la venta, de modo que un auditor puede valorar inmediatamente el inventario para el período contable en curso.
7. Conciliación de artículos
Si se detectan discrepancias en la auditoría de inventario, es posible que desees realizar una investigación de conciliación de artículos para determinar la causa raíz. En este caso, si cuentas con un inventario por código de barras, deberás rastrear si hay determinadas SKU propensas a errores y vigilarlas.
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8. Análisis de gastos generales
Conocer los gastos indirectos de tu negocio te ayudará a elaborar un presupuesto. Aparte de los materiales y la mano de obra directos, se analizan los gastos “ocultos”, como el alquiler, los servicios públicos y otros gastos de la actividad empresarial.
9. Cotejo
El cotejo consiste en hacer coincidir el número de artículos y el coste del inventario enviado con los registros financieros. Los auditores pueden llevar a cabo este cotejo para verificar que se cargaron las cantidades correctas en el momento adecuado.
Importancia de realizar una auditoría de inventarios
La auditoría del inventario es un aspecto importante de la recopilación de pruebas, especialmente para las empresas manufactureras o minoristas. Y puede representar un gran saldo de activos o capital.
Por otra parte, a la hora de auditar, no solo hay que verificar la cantidad de existencias, sino también su calidad y estado, para comprobar si su valor está representado de manera correcta en los registros y estados financieros.
Realizar una auditoría de inventarios de manera sistemática y regular no solo mejora la precisión de los registros, sino que también fortalece la eficiencia operativa y la rentabilidad general de la empresa.
Ahora que ya sabes que es importante realizar auditorías para mantener la precisión del inventario, identificar las pérdidas y asegurarte de tener siempre existencias suficientes (pero no excesivas) en cualquier momento. Esperamos que estos 9 métodos para realizar auditorías de inventario te ayuden a tener una buena gestión del mismo.
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