Puede que pienses que la gestión de inventarios y almacenes es la práctica de organizar tu inventario para que puedas encontrarlo rápido. ¡Pero, es mucho más que eso! No consiste únicamente en colocar cada cosa en su sitio, sino que se trata de maximizar la productividad, ahorrando tiempo y dinero para aumentar la precisión del inventario.
Por ejemplo, algunas prácticas como el etiquetado son intuitivas y pueden realizarse sin utilizar software. Pero, prácticas como el uso de códigos de barras y escáneres forman parte de un buen sistema de gestión de almacenes e inventarios. Sigue leyendo para conocer más consejos sobre el control de inventario en una empresa.
¿Cómo llevar un control de inventario eficaz?
1. Empieza por el mantenimiento
En primer lugar, asegúrate de que tu almacén cumple las normas vigentes. Para ello, debes inspeccionar su funcionamiento y organización con regularidad. Podrías hacerte preguntas como: ¿Las existencias están ubicadas de forma que pueda acceder a ellas con facilidad y seguridad? ¿Se gestionan diariamente los artículos dañados?
¿Sabías que un almacén organizado puede convertirse en un caos desorganizado? Un desorden no es aconsejable porque puede ralentizar a tus trabajadores. Por tanto, debes reorganizarte antes de que tus operaciones se ralenticen. Además, debes tener una lista de comprobación diaria para que el encargado se mantenga al tanto.
2. Conoce tus artículos más vendidos
A continuación, coloca tus artículos de mayor volumen más cerca de la zona de envío, asegurándote de que sean fácilmente accesibles. Así eliminarás mucho tiempo de trabajo innecesario. Y recuerda que solo debe aplicarse a los artículos más vendidos para evitar una redistribución innecesaria del inventario físico.
Pero, ¿qué pasa si no sabes cuáles son esos productos más vendidos? ¡No te preocupes! Puedes emplear distintas herramientas y filtrar por marca, clase y proveedor para ayudarte a tomar decisiones más informadas tanto sobre las compras como sobre la ubicación en el almacén.
3. Utiliza los recuentos cíclicos
No esperes a que llegue el recuento físico anual del inventario para realizar auditorías periódicas de control de inventario. Es mejor efectuar recuentos cíclicos y analizar tus discrepancias para perfeccionar el tiempo que debería tardar en recorrer todas las ubicaciones.
Y por si no lo sabías, el recuento cíclico es un tipo de recuento perpetuo del inventario que se realiza por fases a lo largo del tiempo. En cada una de ellas solo se cuentan pequeños subconjuntos de inventario, por lo que es bueno hacerlo cada trimestre para tener un sistema de back-office más preciso.
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4. Encuentra un sitio para la recepción
En la zona de recepción pueden producirse muchos errores de inventario si el personal de gestión de inventario no dispone de espacio suficiente para trabajar. Sin embargo, puedes evitarlos dándoles una pequeña oficina en la parte final de tu almacén. Recuerda que eliminar los errores de recepción te evitará perder tiempo, dinero y credibilidad.
5. Etiqueta todo
¿Tienes algún producto en tu almacén sin etiquetas? Añade etiquetas para facilitar a los encargados de la recogida la elección del inventario correcto. Y como se trata de reducir errores, puedes evitar problemas futuros tomando algunas sencillas medidas preventivas.
Por ejemplo, puedes idear tu propio sistema de etiquetado y comprar etiquetas de impresión térmica para imprimirlas, o bien utilizar un software de etiquetado. De este modo, puedes determinar lo que se pondrá en las etiquetas para que puedas personalizarlas y adaptarlas a tus necesidades exactas.
6. Implementa el control de calidad
Evita tener que corregir tus errores con posterioridad comprobando dos veces los pedidos. Esta práctica se denomina control de calidad y añade otro nivel de responsabilidad, ya que el proceso suele consistir en cotejar un artículo recogido con un pedido para asegurarse de que es la referencia y la cantidad correctas.
Mientras tanto, con el control de calidad también puedes verificar si el artículo está dañado para asegurarte de que se envía en las condiciones anunciadas y de que el cliente que lo recibe queda satisfecho.
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7. Recuerda empezar y acabar bien
Permite que el personal del almacén termine de procesar los pedidos y limpie antes de su salida. Para ello, tendrás que programar una hora para dejar de procesar pedidos, unos 30 minutos antes del final de la jornada, y dedicar el tiempo restante específicamente a la limpieza.
Al final de la jornada, el almacén estará organizado y el inventario estará donde debe estar, en lugar de estar desordenado esperando a que empiece el día siguiente. Asimismo, puedes comparar la rapidez con la que tus empleados limpian al final del día, con la que lo hacen por la mañana.
8. Trabaja en la organización del almacén
¿Sabes cómo en las bibliotecas, librerías, zapaterías o cualquier lugar que albergue un gran inventario de productos para alquilar o vender, todo está perfectamente categorizado y las secciones están etiquetadas para ayudar a los trabajadores a encontrar lo que buscan? ¡Eso es muy práctico!
Incorpora sistemas y etiquetas para dirigir al personal por tu almacén y ayudarles a encontrar el inventario de forma rápida y sencilla, y sin tener que molestar de manera constante a los supervisores preguntándoles por la ubicación de un producto.
9. Emplea un software de gestión de inventario
Por último, cuando estés listo para ponerlo todo junto y llevar las operaciones de tu almacén al siguiente nivel, considera un software de gestión de inventario como Inventarios 3Check. Es una metodología propia de Effio, que asegura la exactitud de los resultados del inventario en 3 etapas.
Asimismo, esta potente herramienta facilita el levantamiento de información con lectores de códigos de barras, para que puedas localizar cualquier producto en tu almacén, realices reportes en tiempo real y diversas utilidades, efectuando una buena gestión de inventario.
Ahora que ya hemos visto algunos consejos para llevar un buen control de inventario en un almacén, no olvides que esta gestión no tiene por qué ser un ciclo interminable de recepción, recogida, empaquetado y envío sin método. ¡Así que no esperes más, decide mejorar la organización del inventario de tu almacén!
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