Autor: admin_effio

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7 técnicas y métodos para el control de existencias

¿Sabías que el control de las existencias es esencial para el éxito de una empresa? ¡Así es! Un exceso de existencias puede dar lugar a una liquidez insuficiente, mientras que un déficit puede imposibilitar la satisfacción de las demandas de los clientes. Por tanto, debes estar pendiente de la gestión de almacenes e inventarios.

El almacenamiento es la forma en que tu empresa gana dinero y se mantiene a flote, por lo que ignorar el control puede tener graves consecuencias. A continuación, te mostraremos algunos métodos de control de existencias que te ayudarán a mantener el control y a evitar los gastos excesivos o insuficientes. 

Métodos eficaces de control de existencias

1. Revisiones periódicas

control de existencias

Tu empresa debe realizar revisiones periódicas de las existencias para determinar si es necesario pedir nuevas. Para ello, debes tener en cuenta unas cifras predeterminadas que ayudarán a los responsables de la empresa a tomar la decisión de pedir unas nuevas o suspenderlas.

2. Reordenación a tiempo y nivel fijo

Este método consiste en pedir nuevas existencias a horas fijas, niveles fijos o a ambos. Por ejemplo, una empresa puede tener un pedido permanente de 500 unidades cada tercer domingo del mes. 

De hecho, este tipo de control de existencias es especialmente útil para las empresas con contratos fijos y una demanda estable o con pedidos irregulares esporádicos, a menos que se efectúen con una fecha de entrega a largo plazo.

3. Método just in time (JIT)

Este sistema “just in time” o también llamado “justo a tiempo” se necesita para mantener los costos bajos y la liquidez alta. En efecto, tu empresa deberá organizarse de forma excepcional para garantizar que los pedidos se realicen en el momento oportuno, y los proveedores deben ser fiables para satisfacer las necesidades.

Asimismo, la gestión de inventarios JIT tiene como objetivo establecer un sistema de inventario cero mediante la creación de productos por encargo y proporciona una serie de beneficios, entre ellos:

  • Menor inventario obsoleto y anticuado o estropeado.
  • Reducción de los residuos y aumento de la eficiencia al minimizar o eliminar el almacenamiento.
  • Disminución de los costos relacionados con el seguro y el alquiler al reducir su inventario.
  • Identificar y corregir los errores de producción con mayor rapidez.
  • Mantener un flujo de caja saludable al pedir existencias solo cuando es necesario.

Te puede interesar: ¿Cómo se realiza un inventario de productos terminados?

4. Modelo de cantidad económica de pedido

La cantidad económica de pedido (EOQ, en inglés) es una fórmula matemática compleja cuyo objetivo es mantener las existencias en un nivel óptimo, dependiendo del tipo de empresa y del sector en el que operas. 

Los cálculos de la EOQ pueden llevar mucho tiempo, por lo que resultaría más fácil consultar a un profesional o invertir en un programa informático de gestión de existencias que sea capaz de ejecutar cálculos de la EOQ de forma inmediata.

5. Método FIFO (first in – first out)

Este sistema de gestión “Primero en entrar, Primero en salir” (FIFO, en inglés) es popular entre las empresas que trabajan con existencias perecederas. En sí, el objetivo es garantizar que las existencias no se deterioren antes de su utilización. 

Por lo general, en este método, las existencias se identifican según el momento en que se reciben y pasan a la siguiente fase de producción antes de recibirlas en una fecha posterior.

6. Control de lotes

¿Sabías que el control de lotes separa la gestión de las existencias y la producción en lotes? En este sentido, se reduce la complejidad del proceso de producción y se garantiza el cumplimiento de los objetivos a corto plazo.

Por otra parte, el control de lotes puede ayudar a mantener los costos bajos, ya que las empresas solo necesitan las materias primas y los componentes necesarios para satisfacer las demandas de un lote individual.

7. Inventario Administrado por el Proveedor (VMI)

Este es un modelo nuevo de gestión de existencias que hace hincapié en el riesgo compartido entre el comprador y el proveedor. Esto significa que el comprador informa al proveedor sobre sus necesidades de existencias y este se encarga de mantener un nivel de existencias en un lugar determinado, normalmente en el punto de venta.

Además de la reducción del riesgo de infravaloración, este tipo de gestión permite reducir el tiempo de permanencia de las existencias en la cadena de suministro. Por ende, es importante que conozcas qué sistemas se utilizan para llevar el control de un almacén.

Como sabrás es imposible tener un control de existencias completo y preciso si dependes de la actualización manual de las hojas de cálculo. Además, los errores humanos y los largos procesos aumentan la probabilidad de que la información sea inexacta. Por ello, si quieres impulsar tu negocio, necesitas un sistema de gestión fiable que apoye la eficacia.

Hasta aquí, hemos visto 7 técnicas y métodos eficaces de control de existencias. Recuerda que el objetivo es reducir los costos de mantenimiento y, al mismo tiempo, garantizar que pueda satisfacer la demanda de los clientes.  

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Inventarios y activos fijos

¿Qué es el inventario cíclico y por qué es importante?

El inventario cíclico es un método de gestión de inventarios que consiste en realizar conteos regulares y programados de una parte específica del inventario en lugar de contar todo el inventario de una sola vez, como ocurre en un inventario completo.

¿Sabías que tener un almacén de inventario a la mano para satisfacer la demanda de los clientes es crucial para mantener y hacer crecer tu negocio? ¡Así es! Las empresas no solo deben tener suficiente inventario para cumplir las previsiones, sino también una reserva de bienes adicionales para cubrir una demanda inesperada o el retraso en los envíos.

De hecho, un componente fundamental en la gestión del inventario es el tipo cíclico. Sin duda, este método te ayudará a satisfacer las demandas de los clientes y a la vez a mantener los costes los más bajos posibles. Pero, ¿qué es un inventario cíclico? A continuación, veremos de qué se trata.

¿Qué es el inventario cíclico?

El inventario de ciclo, también conocido como stock de ciclo o inventario de trabajo, es la parte del inventario total que está disponible para satisfacer la demanda habitual. Está compuesto por los productos que se utilizarán para satisfacer los pedidos de los clientes en el ciclo comercial estándar de una empresa. 

Pero, te preguntarás: ¿en qué consiste un inventario cíclico? En sí, esos artículos se venden y reponen de manera constante en un bucle continuo y de ahí viene el nombre. Asimismo, está contextualmente relacionado con el stock de seguridad, ya que forma parte del inventario disponible de una empresa. 

¿Por qué es importante?

El inventario cíclico puede considerarse la parte más considerable de las existencias de una empresa, puesto que se trata de los bienes que se usan para responder a las previsiones periódicas de ventas y demanda. Por ello, es necesario prever las necesidades de existencias cíclicas para garantizar el rendimiento óptimo de la empresa.

Además, esta gestión de las existencias de ciclo ayuda a las empresas de varias maneras y es parte crucial de cualquier operación comercial. A continuación, veamos algunas de ellas:

– Evitar el exceso de inventario: O sea, pedir y mantener cantidades adicionales de stock.

– Prevenir el fin de stock: Es decir, quedarse sin mercancía y no poder cumplir con los pedidos de los clientes.

– Reducir los costes: Estos pueden estar relacionados con el almacenamiento y la manipulación de las reservas, manteniendo solo las cantidades óptimas de existencias.

– Aumentar la satisfacción de los clientes: Es decir, mejorando el nivel de servicio de la empresa, manteniendo los plazos de entrega cortos y asegurando que las ventas perdidas sean mínimas.

– Mantener la cantidad necesaria de stocks de seguridad: De hecho, para no tener que recurrir al depósito, debido a un imprevisto en las reservas del ciclo.

– Mejorar el flujo de caja: En otras palabras, asegurando que los pedidos de los clientes se puedan cumplir y que el inventario se reponga a un ritmo razonable.

¿Cómo gestionar el inventario de stock cíclico?

Una vez que se identifican las tendencias de ventas constantes y se dispone de información histórica para consultar, la gestión del inventario de stock cíclico resulta más fácil. Si se hace bien, tu empresa puede estar segura de que los productos adecuados están disponibles en las cantidades correctas y se reponen de manera eficiente.

Por ejemplo, si tu empresa recién está empezando, la cantidad de inventario necesario puede ser difícil de predecir. Por ello, te recomendamos consultar con empresas similares o con expertos del sector para que tengas una idea de la cantidad adecuada que debes tener.

Asimismo, no olvides que debes tener en cuenta las campañas de marketing, la frecuencia de las temporadas y las tendencias relevantes a la hora de calcular la cantidad ideal de inventario cíclico.

De hecho, una vez que tu empresa disponga de esos datos, es hora de elaborar previsiones de demanda más detalladas y fiables. En sí, el software de gestión de inventarios suele desempeñar un papel fundamental, ya que puede analizar los datos históricos, las tendencias y otros factores cruciales para predecir las ventas futuras.

Por otra parte, gracias a este software sabrás cómo calcular la cantidad prevista de inventario cíclico necesario para cubrir un determinado período de tiempo para cada producto que tu empresa vende.

El objetivo es tener suficiente stock de ciclo para que dure hasta que llegue el siguiente pedido a tus instalaciones (ya sea una planta de fabricación, un almacén o una tienda). Normalmente, muchas empresas utilizan el tiempo que transcurre entre la recepción de los pedidos o entre las series de producción para calcular el stock.

Como ves, el stock de ciclo es extremadamente crucial para una empresa, sin la cual no puede sobrevivir. Sin embargo, recuerda que tu empresa debe calcular este stock con precisión, ya que un número mayor supone más costes y un número menor supone una pérdida de ingresos. 

Hasta aquí hemos visto la importancia del inventario cíclico. Ahora que ya sabes de qué se trata, ¿Qué esperas para mejorar la gestión de tu inventario? No olvides que gracias a este método podrás ahorrar dinero, lo que proporcionará una experiencia positiva a tus clientes.

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LOGÍSTICA

¿Qué sistemas se utilizan para llevar el control de un almacén?

control de almacen

Te has preguntado alguna vez: ¿cómo puede ayudar el control de inventario a gestionar el almacén y aumentar la eficiencia del mismo? De hecho, el control de inventario es crucial para el buen funcionamiento de un almacén y de una empresa en conjunto.

Asimismo, ayuda a la dirección del almacén a tomar mejores decisiones para manejar las existencias, gestionar la capacidad de almacenamiento, evitar los gastos excesivos y reducir los costes. A continuación, te presentamos qué sistemas existen para un buen manejo de almacenes. ¡Veamos!

3 sistemas para el control de almacenes

1. Sistema de gestión de almacenes (SGA)

Este sistema consiste en un software y unos procesos que permiten a las organizaciones controlar y administrar las operaciones del almacén desde el momento en que las mercancías o los materiales entran en él hasta que salen.

Por tanto, te preguntarás ¿en qué consiste un SGA? El propósito de un SGA es ayudar a garantizar que las mercancías y los materiales se muevan a través de los almacenes de la manera más eficiente y rentable. Además, se encarga de muchas funciones, como el seguimiento del inventario, la preparación de pedidos, la recepción y la entrada en almacén.

Por otro lado, en función de tus necesidades, tu sector y magnitud, las ventajas del sistema de gestión de almacenes pueden variar ligeramente. No obstante, te mostraremos algunos de los principales beneficios:

– Reduce los gastos operacionales

Un SGA bien diseñado reduce los gastos de explotación de diversas maneras. Es decir, este tipo de sistema determina el uso más eficaz tanto de la mano de obra como del espacio para minimizar los desperdicios.

Asimismo, debes saber que el software de sistema de gestión de almacenes puede ayudarte a determinar dónde guardar ciertos materiales, productos y equipos para optimizar el flujo de tu almacén.

– Mejora la visibilidad

¿Sabías que la visibilidad del inventario es una de las ventajas más importantes del SGA? Este software proporciona datos en tiempo real sobre tu inventario mediante códigos de barras, números de serie y etiquetado RFID. 

Además, gracias a estos métodos, los usuarios pueden identificar cada artículo cuando entra en el almacén, en los movimientos en planta y durante el transporte de una ubicación a otra.

– Potencia la seguridad

La mayoría de los programas de gestión de almacenes exigen que los empleados utilicen cuentas de usuario individuales al introducir las transacciones. Este proceso crea una pista de auditoría que conecta a empleados específicos con ciertas transacciones, mejorando la responsabilidad y reduciendo el riesgo de robo y otros problemas.

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2. Sistema de control de almacenes (SCA)

Un sistema de control de almacenes (WCS, en inglés) es un tipo de software utilizado para la gestión y dirección de los sistemas de automatización de la manipulación de materiales dentro de un almacén o centro de distribución.

En la mayoría de las instalaciones, el sistema de gestión de almacenes controlará los equipos automáticos de manipulación de materiales y se integrará con un sistema de gestión de almacenes (SGA) que gestionará y planificará las actividades del almacén desde la recepción hasta la expedición.

Pero, ¿cuáles son las funciones de un sistema de control de almacenes? A continuación, veamos algunas de las más importantes:

– Intercambiar la información necesaria con el host o WMS para gestionar las funciones de manipulación de materiales automatizadas en un almacén.

– Coordinar las actividades de los distintos subsistemas de manipulación de materiales.

– Determinar la ruta más eficiente de los productos y transmitir las directivas a los controladores de los equipos.

– Asignar las cajas a las ubicaciones de desvío.

– Supervisar, controlar y diagnosticar en tiempo real los sistemas automatizados basándose en los datos recogidos por los controladores y sensores del sistema.

3. Sistema de ejecución de almacenes (SEA)

Un sistema de ejecución de almacenes (WES, en inglés) es un software que gestiona, optimiza y dirige los procesos físicos de trabajo (picking, recepción, reposición, etc.) en un almacén o centro de distribución. Asimismo, suele integrarse con un sistema de gestión de almacenes (SGA) u otro software de gestión de inventarios.

¿Sabías que los WES están presentes en diversas formas desde principios de la década de 2000? ¡Así es! Y, de hecho, proporcionan a los centros de distribución procesos de manipulación de materiales flexibles y eficaces, tanto automatizados como manuales. 

Y, mientras que los SGA suelen incluir funciones de picking, reposición y otras dirigidas por el sistema, los sistemas WES añaden sofisticadas capacidades de optimización de procesos. En realidad, mejoran enormemente la productividad, la eficiencia y el rendimiento de las actividades principales de los centros de distribución.

Pero, ¿cuáles son los beneficios del WES? De hecho, permiten a las empresas satisfacer las nuevas demandas del mercado, estableciendo nuevos estándares de productividad y precisión de los empleados. Asimismo, mejoran la eficacia de la gestión, evolucionando con las empresas. A continuación, veamos algunos beneficios:

– Maximiza la productividad y el rendimiento

Gracias a este sistema puedes reducir los desplazamientos y maximizar la productividad con la optimización de desplazamientos basada en la IA (optimización inteligente de lotes y rutas). Sin duda, esta herramienta ayudará mucho a tu almacén.

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– Aumenta la eficiencia y moral de los trabajadores

Las aplicaciones móviles de fácil uso ayudan a que el trabajo de los trabajadores del almacén sea más fácil, rápido y divertido. En sí, se trata de aplicaciones móviles que mejoran la mecánica de las tareas prácticas utilizando la dirección y reconocimiento por voz, el escaneo de códigos de barras, la tecnología de visualización y otras tecnologías móviles.

– Reduce el tiempo de formación

Gracias a los sistemas de voz inteligente y la tecnología reducirás el tiempo dedicado a la formación y a la incorporación de nuevos trabajadores de almacén. Y lo mejor es que estos recursos no requieren de gran conocimiento; por el contrario, son muy prácticos.

Hasta aquí, hemos visto qué sistemas se emplean para llevar el control en un almacén. Esperamos que este artículo te ayude a la hora de tomar una decisión y así puedas conseguir la mejor solución para la gestión de tu inventario.

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¿De qué se trata un inventario por código de barras?

Desde su invención, los códigos de barras representan una herramienta esencial para que las empresas puedan ser más eficientes en la gestión de almacenes e inventario y las operaciones de venta que avanzan en la cadena de suministro.

Esta tecnología resulta fundamental para el éxito de muchas empresas porque automatiza el control del inventario, mejorando la precisión, la eficiencia y la productividad. Sin embargo, muchas empresas no la están aprovechando. Por ello, a continuación, te mostraremos todo lo que debes saber sobre el inventario por código de barras.

¿Qué es un código de barras?

A nivel básico, un código de barras es un cuadrado o rectángulo con una combinación de líneas negras verticales de grosor y altura variables, espacios en blanco y números que, en conjunto, identifican productos específicos y su información pertinente.

De esta manera, los ordenadores conectados a escáneres pueden leer estos códigos y utilizar la combinación exacta de barras, espacios y números para recuperar los datos del producto o inventario de producción terminada.

Hoy en día, los podrás encontrar no solo en los artículos domésticos que provienen de los supermercados o las tiendas minoristas, sino también en las licencias, los vehículos de alquiler o el equipaje facturado, es decir, en cualquier sector. Asimismo, existen dos tipos de códigos de barras, los cuales son:

1. Código de barras 1D

El código de barras 1D, también llamado código de barras lineal o unidimensional, es un tipo más común y suele encontrarse en los bienes de consumo. En sí, consiste en un patrón único de líneas verticales negras sobre un fondo blanco. Y el espacio entre las líneas permite al escáner de códigos de barras identificar la información del producto.

Además, este tipo de código es esencial para las empresas con un gran número de unidades de mantenimiento de existencias (SKU), ya que ayudan a aumentar la precisión del inventario y eliminan la necesidad de realizar un seguimiento manual del mismo.

2. Código de barras 2D

El código de barras 2D, conocido como código de barras de dos dimensiones o bidimensional, utiliza patrones de puntos, cuadrados y otras formas para codificar los datos. De hecho, gracias a sus complejos patrones, estos pueden almacenar más datos que los códigos de barras 1D, como información de sitios web, imágenes y voz.

Como hemos mencionado anteriormente, este tipo 2D permite incluir más información, por lo que uno de los ejemplos más comunes es el código QR. Es más práctico, ya que los usuarios pueden escanear con su smartphone y llegar a la información o visitar un sitio web.

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¿Cómo funcionan?

Después de escanear un código de barras en el software de gestión de inventario, se almacena y se clasifica con productos, activos o servicios similares. Inclusive, es fácil añadir la cantidad, la ubicación del artículo u otros detalles que no están indicados en el código de barras, pero que serán útiles para el seguimiento.

Por ejemplo, en un almacén, el código de barras puede codificar el tamaño, el color y otros atributos de un artículo, así como su ubicación, para que la empresa tenga una visión detallada del inventario actual y pueda cumplir rápidamente con los pedidos o realizar recuentos de inventario físico.

Beneficios de usar el código de barras para controlar el inventario

Los códigos de barras tienen mucho éxito porque ofrecen un claro y rápido retorno de la inversión. A continuación, te mostraremos algunas de las principales ventajas de obtener códigos de barras en tu empresa:

1. Precisión

Los códigos de barras eliminan la introducción manual de la información del producto en la recepción, lo que significa que hay muchas menos oportunidades de error. Tanto en una tienda como en un almacén, los empleados simplemente pasan el código de barras por el sistema para llevar el control de la tienda.

2. Datos a tiempo real

Cada vez que un empleado escanea un código de barras, de inmediato se actualizan las cifras de inventario y de ventas en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o de gestión empresarial de la compañía. 

Esto proporciona a la empresa un acceso constante a datos actualizados, lo que le permite calcular rápidamente métricas significativas como la rotación de inventario, el valor del inventario disponible o las ventas semanales por artículo.

3. Reducción de capacitación

En su mayor parte, los códigos de barras y los escáneres se explican por sí mismos, por lo que los nuevos empleados no tardarán en ser eficientes y ya no estarán preguntando cómo se realiza un inventario de productos terminados. Además, los códigos de barras reducen en gran medida la necesidad de memorización y el conocimiento oficial.

4. Control del inventario

¿Sabías que los códigos de barras mejoran la gestión del inventario y reducen el gasto excesivo en productos? ¡Así es! Es más, los empleados pueden encontrar siempre la información más actualizada cuando revisan las posiciones del inventario o las tendencias de la demanda, lo que facilita la toma de mejores decisiones.

5. Disminución de los gastos

Los códigos de barras ofrecen un gran valor, ya que la inversión inicial no es grande en comparación con los sistemas que proporcionan beneficios similares. Es decir, las empresas pueden crear un número de códigos de barras ilimitado para uso interno por un precio bajo, y a medida que crecen sus necesidades, el costo se mantendrá.

Como ves, a medida que tu negocio se vuelve más complejo, también lo es el control de todo el inventario. Entonces, es ahí donde debes aprovechar los beneficios de un sistema de código de barras. ¿Qué esperas? ¡Es hora de agilizar las entregas!

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