Un buen gestor de inventarios excel es esencial para optimizar una cadena de suministro y distribución. Entonces, ¿qué tipo de herramienta utilizas en tu empresa para la gestión de almacenes e inventarios? Debes saber que muchos usan Excel, una herramienta que permite gestionar la información de los pedidos como un libro de contabilidad.
Pero, ¿basta con una hoja de cálculo para gestionar eficazmente tu empresa? ¿Cuáles son las ventajas y los límites de este sistema? A continuación, te presentamos una guía, donde encontrarás de qué se trata el gestor de inventarios Excel y cuáles son sus ventajas y desventajas.
¿Qué es un gestor de inventarios excel?
Las hojas de cálculo combinan datos y aritmética, lo que las convirtió en una de las soluciones de software más potentes para las empresas cuando se introdujeron. Permiten a los usuarios introducir datos alfanuméricos y realizar cálculos sobre un conjunto determinado de valores definidos por el rango de celdas.
Con ello es posible hacer tanto cálculos matemáticos sencillos como análisis estadísticos complejos. También, puedes realizar visualizaciones de datos con la ayuda de diversos gráficos. Y la interconexión de varias celdas y hojas permite crear sistemas dinámicos de análisis de datos para analizar y modelar matemáticamente.
En cuanto a la gestión de inventarios, se trata de una solución excelente, ya que el número de SKU supera la capacidad de un dúo papel-calculadora. Por tanto, las industrias también están obligadas a mantener existencias suficientes en relación con la lista de materiales para los artículos en producción y los pedidos aceptados.
En este sentido, las hojas de cálculo permiten a las empresas crear campos dinámicos, donde los cambios en los valores de los artículos disponibles en tienda y en tránsito se reflejan en un cuadro de mandos central.
Gestionar el inventario con Excel: ¿cómo funciona?
Excel es fácil de usar y el coste de una licencia es bajo, por lo que suele ser la primera opción de una empresa para gestionar su negocio. Y gracias a su forma de libro dividido en varias hojas de trabajo, puede emplearse para tareas que van desde la contabilidad hasta la programación.
En el caso concreto de la gestión de inventarios, puedes utilizarlo para registrar manualmente las entradas y salidas de mercancías. Desde la simple gestión de inventarios hasta la gestión de pedidos con seguimiento de existencias. Sin duda, las funciones del Excel se adaptan a las necesidades cambiantes de la empresa.
Te puede interesar: ¿Qué sistemas se utilizan para llevar el control de un almacén?
Ventajas de gestionar un inventario en Excel
1. Cualquiera puede utilizarlo
¿Sabías que Excel es una herramienta empresarial que se emplea en todo el mundo? Y como es una ayuda usada por todos los trabajadores al menos una vez, no es necesario enseñarles, lo que reduce el coste de la formación. Otra ventaja es que, si nunca has usado Excel antes, puedes dominar las operaciones básicas en poco tiempo.
2. Precio asequible
Para instalar Excel, es necesario adquirir una licencia de Office, pero básicamente la mayoría de las empresas ya lo tienen instalado. Por consiguiente, no hay que pagar costes adicionales y, en consecuencia, su uso es barato.
3. Posibilidad de automatizar
Excel tiene una función de macros que automatiza el procesamiento y puedes grabar acciones y realizarlas repetidamente, aumentando la eficacia operativa. Asimismo, otra gran ventaja de utilizar el lenguaje de programación VBA es que se puede modificar el programa al detalle.
4. Compatibilidad con otros sistemas
Existen muchos sistemas que disponen de una interfaz para trabajar con Excel, lo que permite ejecutar diversos tipos de gestión mientras se utilizan otros sistemas empresariales.
¿Cuáles son los límites de Excel como herramienta de gestión de inventarios?
Gestionar el inventario manualmente en Excel no solo supone una pérdida de tiempo, también aumenta el riesgo de cometer errores (descuidos, fórmulas incorrectas, etc.) Y el riesgo de perder datos también es una preocupación seria.
Además, como Excel no es una solución automatizada, no se puede hacer un seguimiento del inventario en tiempo real. Y solo un empleado puede acceder al archivo y modificarlo a la vez, por tanto, ahí es donde entran en juego los programas informáticos especializados, como un software para la toma de inventario de activos fijos.
Gestionar el inventario con hojas de cálculo puede ser una solución adecuada cuando una empresa está empezando, pero sus límites no tardarán en hacerse visibles. Por tanto, en Effio contamos con Sistema 3Check, una herramienta que asegura la exactitud de inventario y, además, permite a los clientes hacer el seguimiento del servicio.
Hasta aquí, hemos visto las ventajas y desventajas de gestionar tu inventario en Excel. Recuerda que para mantener un control y una visibilidad completa de tus inventarios y ventas, es necesaria una buena herramienta de gestión. ¡Esperamos que este artículo te haya servido!
¿Estás buscando una empresa de confianza para contabilizar tus activos fijos? En Effio contamos con más de 15 años de experiencia solucionando todas las necesidades de inventario de nuestros clientes. ¿Tienes más dudas? ¡Contáctenos para más información!