La gestión de inventario es el proceso de supervisar y controlar las existencias de productos y materiales que una empresa tiene a su disposición.
El mantenimiento de una cadena de suministro sólida y saludable es imprescindible para el buen funcionamiento y el crecimiento constante de una empresa. Por ello, los empresarios necesitan una estrategia sólida de control de inventarios y almacenes para gestionar la salud de una cadena de suministro eficaz.
Sin embargo, con el entorno empresarial en constante cambio y los numerosos tipos de sistemas de gestión de inventario disponibles en el mercado, resulta bastante desalentador elegir el más adecuado para tu empresa. A continuación, te mostraremos algunos sistemas para inventario y en qué se diferencian cada uno de ellos.
¿Qué es la gestión de inventario?
La gestión de inventario puede definirse sencillamente como un sistema de control de inventario para disponer del stock adecuado, en la cantidad, el momento y con el coste adecuado. Y como parte de la gestión de la cadena de suministro, también ayuda a las empresas a controlar las existencias como la identificación de qué y cuánto pedir.
Asimismo, se realiza un seguimiento de las existencias desde la fase de compra hasta la de venta de mercancías o la venta de productos acabados. Esto incluye varios aspectos, como el proceso de pedido, almacenamiento y utilización de las materias primas y los productos acabados de la empresa.
Debes saber que la práctica de la gestión de inventario identifica y garantiza la cantidad adecuada de existencias para satisfacer las demandas de los clientes y también advierte de la escasez de existencias o de los inventarios de seguridad. Pero, una mala gestión puede dar lugar a existencias agotadas, reduciendo el flujo de caja de la empresa.
A continuación, te presentamos las 5 etapas clave de la gestión de inventario:
- Compra: Adquisición de materias primas para convertirlas en productos acabados, o compra de productos para vender.
- Producción: Fabricación de existencias o preparación del producto final a partir de la materia prima y sus partes constituyentes.
- Inventario: Sistema de control para el almacenamiento de materias primas y productos finales antes de la venta.
- Venta: Llevar un control del inventario y asegurarse de que los productos llegan a los clientes en tiempo real y aceptar el pago.
- Informe: Información sobre el dinero gastado y ganado para evaluar la rentabilidad.
Te puede interesar: ¿Cómo se realiza un inventario de productos terminados?
¿Cuál es la importancia de la gestión de inventario?
La importancia de la gestión de inventario reside en el hecho de que ayuda a la empresa a hacer un seguimiento o a asegurarse de que rara vez haya demasiadas o muy pocas existencias disponibles. También limita el riesgo de que se agoten, de que los registros sean inexactos y de que se restrinja el flujo de caja.
¿Sabías que la gestión de inventarios es beneficiosa para una empresa en muchos sentidos? ¡Así es! Garantiza que las demandas de los clientes se satisfagan en el momento adecuado, lo que se traduce en un mejor servicio y satisfacción del cliente.
Además, aumenta los beneficios de la organización haciendo que se invierta en la cantidad justa de existencias y manteniendo el flujo de caja. A continuación, veamos cuáles son sus ventajas:
Ahorra dinero
Comprender las tendencias de las existencias hace que se invierta dinero en la cantidad adecuada de existencias en el momento oportuno. Esta práctica ahorra dinero y mantiene el flujo de caja de la organización, por lo que te permite mantener menos existencias en cada ubicación, ya sea tienda o almacén.
Cambios en la demanda de los clientes
El seguimiento de las tendencias del sistema de inventario es importante para satisfacer los gustos y necesidades cambiantes de los clientes. Por tanto, conocer las preferencias de los clientes también es un reto para la gestión de inventarios.
Gestionar el almacén
El servicio al cliente y las operaciones se dificultan si el tipo de inventario o los productos son difíciles de localizar. En este caso, la gestión de inventarios puede ayudar a eliminar el reto de la gestión de almacenes.
Tipos de gestión de inventario
El inventario tiene diferentes clasificaciones en las distintas etapas de la gestión de la cadena de suministro. Normalmente, las empresas pueden elegir entre cualquiera de los tres sistemas de inventario: manual, periódico y permanente. A continuación, veamos cada uno de estos tipos y descubramos en qué se diferencian.
1. Sistema manual de gestión de inventario
Antes de la llegada de la tecnología, casi todas las actividades contables se gestionaban de forma manual y lo mismo ocurría con la gestión de los niveles de inventario. Para hacer un seguimiento manual del inventario, los artículos se contaban manualmente, lo que era propenso a errores.
Aunque muchas empresas ya pasaron a la automatización, todavía existe un conjunto de pequeñas empresas que tienen bajos niveles de inventario y por eso siguen utilizando el método manual de seguimiento del inventario.
Normalmente, el proceso comienza con un empleado que escanea una lista de control de los artículos, cuenta cada uno de ellos, anota los resultados e introduce los datos en una hoja de cálculo. Ahora, esta información crucial, sin ser cotejada por un sistema automatizado, se usa para tomar todas las decisiones relacionadas con el inventario.
Te puede interesar: ¿Cómo se realiza un inventario de materia prima? 4 pasos a seguir
2. Sistema de gestión de inventario periódico
El sistema de gestión de inventario periódico es un puente perfecto entre los sistemas de inventario manual y perpetuo. Este método de seguimiento del inventario permite a los empleados adoptar ambos métodos según convenga.
Cuando se emplea este sistema, solo se realizan recuentos físicos del inventario periódicamente, lo que puede ser mensual, semanal o anual, dependiendo de la empresa. Y, también, funciona bien para las empresas que mantienen niveles de inventario bajos y solo almacenan un número limitado de productos vendibles.
Sin embargo, uno de los principales problemas es que este método no ejecuta un seguimiento del inventario artículo por artículo o transacción por transacción. Por ello, resultará tedioso identificar los distintos errores contables cuando se producen y no habrá un seguimiento preciso del movimiento, en comparación con un sistema permanente.
3. Sistema de gestión de inventario permanente
¿Sabías que este sistema es el método mejor probado para llevar un control exhaustivo de tu inventario? Un sistema de gestión de inventario permanente realiza un seguimiento de los costes y los niveles de existencias transacción por transacción, actualizando los costes asociados a cada artículo en cada fase del ciclo de vida del producto.
Asimismo, utiliza una tecnología digital para hacer un seguimiento en tiempo real y actualiza las transacciones de compras y devoluciones de forma periódica y precisa. Es decir, podrás identificar las existencias de baja rotación y las ubicaciones del stock, manteniendo niveles óptimos de reposición para que nunca falten, ni sobren existencias.
Por otro lado, con un sistema permanente, tú como empresario podrás tomar decisiones oportunas y precisas que serán cruciales para el crecimiento y la rentabilidad de tu negocio. Y si tu empresa maneja un gran volumen de ventas, sin duda, deberías optar por este sistema.
Hasta aquí, hemos visto los 3 tipos de sistema de gestión de inventario y cómo pueden beneficiar a tu negocio. Esperamos que este artículo te haya servido para conocer más el tema y decidas cuál de ellos aportará una gran ventaja a tu empresa.
¿Estás buscando una empresa de confianza para contabilizar tus activos fijos? En Effio contamos con más de 15 años de experiencia solucionando todas las necesidades de inventario de nuestros clientes. ¿Tienes más dudas? ¡Contáctenos para más información!