El control de activos fijos en una empresa no es solo un requisito contable, sino una estrategia clave para maximizar la rentabilidad y prevenir pérdidas. Según un estudio de Deloitte, el 40% de las compañías latinoamericanas sufren pérdidas anuales por una gestión ineficiente de sus bienes.
Estos activos, que incluyen maquinaria, vehículos o licencias, pueden representar hasta el 60% del valor total de una organización. Sin embargo, errores como inventarios desactualizados o falta de mantenimiento convierten estos recursos en pasivos. En este blog, te explicamos cómo evitar estos fallos y optimizar el control de activos fijos en una empresa de forma estratégica.
El control de activos fijos en una empresa es un sistema que permite registrar, monitorear y gestionar bienes de largo plazo (con una vida útil superior a un año). Estos activos pueden ser:
Tangibles: Edificios, equipos tecnológicos, mobiliario.
Intangibles: Patentes, software, licencias, derechos de autor.
Este proceso abarca todo el ciclo de vida del activo: adquisición, uso, depreciación, mantenimiento y baja. Un adecuado control de activos fijos en una empresa permite que cada recurso genere valor, esté correctamente contabilizado y sea útil para la toma de decisiones estratégicas.
Implementar un control de activos fijos en una empresa eficiente impacta directamente en cuatro pilares clave:
Finanzas saludables: Previene sobrevaloraciones o subvaloraciones contables, esenciales para atraer inversionistas y evitar sanciones tributarias.
Cumplimiento legal: Autoridades fiscales, como la DIAN en Colombia o el SAT en México, exigen registros detallados para auditorías.
Optimización de recursos: Permite detectar activos subutilizados o en desuso que pueden venderse, reciclarse o redistribuirse.
Prevención de fraudes: Aumenta la trazabilidad, reduciendo el riesgo de robos o pérdidas internas.
Por ejemplo, sin un buen control de activos fijos en una empresa, es posible registrar una máquina con valor inflado o no reportar su obsolescencia, afectando la depreciación y los impuestos. De hecho, según PwC, las empresas pueden perder hasta un 20% de su valor anual por depreciación no planificada.
Cada error dentro del control de activos fijos en una empresa representa una fuga de dinero, tiempo y oportunidades. A continuación, te mostramos los más comunes y cómo solucionarlos.
Uno de los errores más frecuentes es confiar en registros obsoletos. Esto puede llevar a compras duplicadas o a no detectar pérdidas.
Ejemplo: Una empresa compra 10 laptops nuevas cuando en realidad tiene 5 sin usar en el almacén.
Solución:
Realiza inventarios físicos cada seis meses.
Usa códigos de barras o tecnología RFID.
Sincroniza la base de datos con sistemas ERP como SAP u Oracle.
Si tus activos no tienen identificadores físicos claros, corres el riesgo de perder el control. Y cuando no se etiquetan a tiempo, los problemas se multiplican.
¿Por qué ocurre?
Sin un encargado directo, los activos quedan expuestos a descuidos, mal uso o pérdidas.
Ejemplo: Una máquina se descompone por falta de reporte de fallas, y nadie sabe quién debía supervisarla.
Soluciones:
Establecer responsables por tipo de activo o área.
Utilizar matrices RACI (Responsable, Aprobador, Consultado, Informado) para definir roles y responsabilidades claras.
Involucrar a equipos de finanzas, operaciones y TI para garantizar una supervisión integral.
¿Por qué ocurre?
Muchas organizaciones no actualizan la depreciación de sus activos, lo que afecta los estados financieros y genera pagos fiscales incorrectos.
Ejemplo: Un vehículo aún se registra en $30,000 cuando en realidad su valor contable es de $15,000.
Soluciones:
Aplicar métodos adecuados de depreciación, como línea recta o doble saldo decreciente.
Usar software de automatización de activos que calcule automáticamente la depreciación mensual o anual.
Integrar esta función con el sistema contable para mantener los balances actualizados.
¿Por qué ocurre?
El uso de hojas de cálculo o sistemas no integrados incrementa la posibilidad de errores humanos, duplicidades y pérdidas de información.
Ejemplo: Una impresora aparece registrada en dos oficinas distintas por error de digitación.
Soluciones:
Implementar plataformas como Asset Panda, Snipe-IT o ManageEngine para digitalizar y centralizar la información.
Etiquetar cada activo con un código único e irrepetible.
Automatizar flujos de trabajo desde la adquisición hasta la baja del activo.
¿Por qué ocurre?
Al no contar con un cronograma de mantenimiento, los activos sufren deterioro prematuro, lo cual eleva los costos operativos.
Ejemplo: Una caldera industrial se daña irreversiblemente por falta de lubricación preventiva.
Soluciones:
Establecer un calendario de mantenimiento basado en ciclos de uso.
Utilizar apps móviles que emitan alertas y permitan reportes desde el sitio.
Llevar una bitácora digital para el historial de cada activo.
El control de activos fijos en una empresa requiere una gestión colaborativa entre varias áreas:
Finanzas: Para registrar adquisiciones, calcular depreciaciones y generar reportes.
Operaciones: Para monitorear el uso físico diario y detectar incidencias.
TI: Para implementar software y bases de datos centralizadas.
Auditoría interna: Para verificar registros y validar la trazabilidad de los activos.
Cuando estas áreas trabajan alineadas, el control de activos fijos en una empresa se convierte en una fuente de ahorro y eficiencia.
Evitar errores en el control de activos fijos en una empresa no solo genera ahorros, sino que fortalece el cumplimiento regulatorio y mejora la eficiencia operativa. La clave está en usar tecnología adecuada, capacitar al personal y estandarizar procesos de principio a fin. Invertir en una gestión de activos empresariales inteligente es una decisión estratégica que impacta directamente en la rentabilidad y sostenibilidad de tu empresa.
Realiza auditorías periódicas y usa etiquetas inteligentes (RFID) para actualizaciones en tiempo real.
Genera informes de bajas recomendadas para donación, venta o desecho, asegurando cumplimiento tributario.
Sí. La automatización reduce errores humanos y permite escalar la gestión a medida que crece la empresa.
En Effio y Asociados realizamos inventarios precisos con RFID, calculamos depreciación, integramos datos en SAP/Oracle y organizamos almacenes.
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